Asistenții administrativi îndeplinesc o gamă largă de sarcini de secretariat pentru a facilita fluxul de organizare și productivitate într-un mediu profesional sau orientat spre afaceri, de obicei într-un cadru de birou. Cu toate acestea, majoritatea posturilor de asistent administrativ necesită abilități și un nivel de profesionalism care se extind cu mult dincolo de rolul tipic al secretarelor. După cum sugerează titlul, îndatoririle principale ale asistenților administrativi sunt în mare măsură legate de partea administrativă a companiei sau organizației, cu scopul de a asista personalul de nivel superior și executiv.
Cu toate acestea, cele mai multe locuri de muncă de asistent administrativ implică un anumit grad de sarcini care sunt de natură administrativă, cum ar fi răspunsul la telefon, stabilirea de întâlniri, tastarea corespondenței, arhivarea etc. De asemenea, li se poate cere să inventarieze și să comande rechizite de birou, să țină înregistrări contabile, și alte treburi banale necesare pentru managementul de bază al biroului. Cu toate acestea, se așteaptă ca asistenții administrativi să fie la fel de competenți în utilizarea unei varietăți de software și sisteme de baze de date, precum și să demonstreze abilități excepționale de comunicare și management de proiect. În acest sens, multe posturi de asistent administrativ implică asumarea unor responsabilități de mai mare consecință, cum ar fi coordonarea expozițiilor comerciale, realizarea de prezentări și crearea diferitelor materiale de marketing colaterale.
Multe posturi de asistent administrativ necesită cunoștințe și abilități relevante pentru un domeniu de specialitate. De exemplu, unii asistenți administrativi îndeplinesc sarcini duble ca secretari executivi, secretari medicali sau asistenți juridici. Atribuțiile de bază ale conducerii fără probleme a unui birou rămân aceleași, dar aceste poziții implică și competențe specifice industriei, cum ar fi analiza datelor, înregistrarea istoricului pacienților sau redactarea documentelor legale. Posturi suplimentare de asistent administrativ care necesită specializare există în domeniul imobiliar, asigurări, cercetare și dezvoltare, guvern, educație și multe altele.
În general, nu există un nivel standard de pregătire sau educație în afara unei diplome de liceu care este necesară pentru a deveni asistent administrativ. De fapt, mulți oameni se pregătesc pentru acest rol perseverând cu pregătire la locul de muncă în diferite tipuri de setări de birou și urcând ierarhia pe o perioadă de timp. Cu toate acestea, există certificări profesionale disponibile pentru locuri de muncă de asistent administrativ, cel puțin în SUA. De exemplu, Asociația Internațională a Profesioniștilor Administrativi oferă desemnarea de Certified Administrative Professional (CAP). Alte organizații oferă instruire și certificare relevante pentru anumite profesii, cum ar fi certificările de secretar juridic acreditat (ALS) și secretar juridic profesional (PLS) oferite de Asociația Națională a Secretarilor Juridici.