Sistemele de contabilitate financiară pot fi sisteme manuale, dar de obicei sunt programe software. În mod normal, un sistem de contabilitate financiară este o parte a unui sistem software mai mare dedicat furnizării de servicii administrative generale pentru o organizație, dar pot fi și programe de sine stătătoare. Sistemele de contabilitate pot fi clasificate după tipul de organizație care le utilizează, metoda utilizată pentru organizarea finanțelor și modul în care sistemul contabil recunoaște tranzacțiile, inclusiv achiziționarea de numerar și efectuarea plăților. Tipurile comune de metode ale sistemului de contabilitate financiară includ sisteme de analiză a proceselor, a contului și a tranzacțiilor. Aceste sisteme pot fi, de asemenea, adaptate tipului de organizație, indiferent dacă organizația este un departament guvernamental, o școală sau o afacere cu amănuntul.
Procesele efectuate de aceste sisteme sunt multe, dar includ proceduri de gestionare a numerarului, proceduri de salarizare și proceduri fiscale. Ei pot gestiona, de asemenea, cheltuielile angajaților, inclusiv rambursările pentru cheltuielile de muncă, cum ar fi mesele și călătoriile. În funcție de organizație, un sistem de contabilitate financiară poate include caracteristici suplimentare pentru a gestiona alte aspecte ale afacerii zilnice.
Caracteristicile variază între sisteme, ceea ce înseamnă că niciun sistem nu este cel mai bun pentru toate tipurile de organizații. Este important să se potrivească capacitățile unui sistem de contabilitate cu nevoile utilizatorului său. De exemplu, sistemele de contabilitate financiară pentru instituțiile de învățământ gestionează în general finanțele de funcționare pe lângă gestionarea contribuțiilor financiare. Finanțele unei școli sau universități ar include cheltuielile educaționale și generale, în timp ce un sistem de contabilitate pentru o afacere cu amănuntul ar putea avea nevoie să gestioneze categorii de materii prime și vânzări cu amănuntul.
Obținerea tipului corect de sistem de contabilitate este deosebit de importantă atunci când aveți de-a face cu finanțarea unei organizații mari, cum ar fi o universitate sau un sistem de școală publică. Când se gestionează tipuri de finanțare pentru o organizație educațională, categoriile pot include împrumuturi, dotări și finanțare de la organizații guvernamentale. Aceste surse de finanțare trebuie adesea înregistrate și procesate separat, deoarece unele fonduri au scopuri sau condiții de finanțare restricționate care schimbă modul în care un contabil trebuie să își înregistreze tranzacțiile.
Sistemele de contabilitate financiară diferă adesea atunci când sunt utilizate în scopuri diferite. Sistemele de analiză a finanțelor unei afaceri în scopuri de investiții de către un utilizator din afara companiei ar diferi ca interfață și funcție de sistemele de contabilitate managerială care se ocupă de sarcinile de introducere a datelor financiare și de utilizare a informațiilor financiare în cadrul companiei. Acest lucru se datorează în principal faptului că un investitor care caută informații financiare pentru o companie necesită un set diferit de informații și caracteristici decât le cere un manager de companie de la sistemele interne de management financiar.
Programele software care au sisteme de contabilitate financiară au în general caracteristici, inclusiv funcții de resurse umane, planificare și management al proceselor. Sistemele software de management multifuncțional sunt concepute pentru a permite unei organizații să integreze și să partajeze informații în mai multe departamente ale companiei. Folosind aceste tipuri de sisteme, o organizație precum o școală poate avea administrația să introducă în mod direct informații care sunt disponibile tuturor părților autorizate din sistem, accelerând operațiunile și sporind potențial acuratețea informațiilor din sistem.