Scrierea textului educațional, corespondența personală și materialele de comunicare în afaceri au principii gramaticale similare, dar au și diferențe. În timp ce gramatica tradițională este importantă, unele dintre cele mai importante principii ale gramaticii de afaceri se referă la tonul profesional și conotația comunicării.
Unul dintre primele principii ale gramaticii de afaceri este de a verifica acuratețea și greșelile gramaticale. Din fericire, există instrumente care vă pot ajuta să verificați automat acest lucru. Software-ul de verificare a gramaticii există pentru aproape orice tip de program de procesare de text. Deoarece este dificil pentru o persoană să cunoască toate regulile gramaticale, software-ul ajută la identificarea erorilor gramaticale care pot cauza unele greșeli jenante pentru companie.
Formalitatea este un alt principiu al gramaticii afacerilor. În general, gramatica și tonul sunt de natură mai mult formală în corespondența de afaceri decât în corespondența personală. Nu este cazul tuturor afacerilor, dar, de regulă, așa este. Unele companii își desfășoară activitatea pe o premisă mai mult informală, ceea ce se traduce într-un ton mai relaxat și informal în comunicările sale de afaceri.
Un alt dintre principiile gramaticii de afaceri este alegerea unui stil pentru gramatică. Majoritatea companiilor aleg între stilul Chicago Manual sau stilul AP Manual. Există diferențe gramaticale între cele două stiluri. Stilul manual pe care compania alege să-l opereze poate modifica utilizarea gramaticii în comunicațiile de afaceri.
Unele dintre diferențele gramaticale se referă la modul în care sunt scrise numerele. De exemplu, principiile gramaticii de afaceri stabilesc dacă să scrieți numerele de la unu la nouă. Aceleași principii spun să folosiți numere numerice pentru orice cifre de peste nouă. Principiile pot oferi, de asemenea, îndrumări despre dacă „și” dintr-o listă poartă sau nu o virgulă înaintea ultimei părți a unei liste.
Principiile gramaticii de afaceri dictează, de asemenea, gestionarea corespondenței de afaceri. De exemplu, este înțelept ca întreprinderile să trimită comunicări de afaceri printr-un proces extins de corectare. Este înțelept ca cel puțin două persoane să revizuiască ortografia și gramatica dintr-o bucată înainte de a fi afișată ca formă internă sau externă de comunicare. Dacă este posibil, cel puțin trei persoane ar trebui să revizuiască piesa pentru a verifica greșelile gramaticale și de ortografie, precum și acuratețea informațiilor.