Perioada de timp în care este recomandabil să păstrați chitanțele pe hârtie depinde de pentru ce sunt acestea și de modul în care vor fi utilizate. Unele trebuie păstrate pentru totdeauna, altele timp de șapte ani, iar altele doar suficient pentru a înregistra cheltuielile. Vă poate ajuta să păstrați plicuri pentru diferite tipuri de chitanțe, pentru a le urmări în mod eficient și pentru a vă asigura că nu scapă de sub control în sistemul de evidență.
În cazul în care o chitanță va fi folosită pentru a face o cerere privind impozitele, aceasta ar trebui păstrată până la expirarea termenului de prescripție pentru subiectele legate de impozite. În Statele Unite, contribuabilii au la dispoziție trei ani pentru a face o corecție cu bună-credință a impozitelor lor, dar Internal Revenue Service are până la șase ani pentru a contesta declarațiile din anul anterior. Este indicat să păstrați chitanțele pe hârtie timp de șapte ani în aceste cazuri, astfel încât acestea să fie disponibile dacă este necesar. Aceasta include toate dovezile privind veniturile, achizițiile, cheltuielile și investițiile.
Chitanțe pe hârtie pentru contribuțiile la conturile de pensionare ar trebui păstrate pentru totdeauna pentru a oferi dovada depozitelor. De asemenea, poate fi recomandabil să păstrați chitanțele pe hârtie pentru plățile pentru împrumuturi pentru totdeauna sau până când împrumutul este achitat integral și creditorul a emis o scrisoare prin care să precizeze acest lucru. Pentru achiziții precum stocuri și active, cumpărătorii ar trebui să păstreze chitanțele până când vând activul, moment în care pot renunța la documentație. Taloanele de la salarii și alte plăți ar trebui păstrate timp de un an pentru a verifica cu declarațiile fiscale formale și pot fi aruncate dacă venitul este declarat corect.
Dacă chitanțele pe hârtie nu sunt necesare pentru a furniza informații pentru achizițiile fiscale sau pentru a dovedi plăți, este o idee bună să păstrați chitanțele pentru tranzacțiile cu cardul de credit și bancar timp de două luni. Aceste chitanțe pot fi verificate în raport cu extrasele și apoi aruncate. În cazul în care există o dispută, chitanța originală poate ajuta la clarificarea chestiunii, deoarece va oferi informații despre când și unde a fost făcută o achiziție și pentru cât ar fi trebuit să fie. Cu chitanțele de numerar, este necesar doar să le păstrați suficient de mult pentru a înregistra cheltuiala.
Angajații și alte persoane care folosesc chitanțele pentru a solicita rambursări pentru cheltuielile de afaceri ar trebui să facă copii ale chitanțelor și să păstreze aceste copii atunci când predau originalele. Dacă există o eroare sau o dispută cu rambursarea, chitanțele copiate vor oferi dovezi importante. Acestea pot fi utile și în cazul în care un supervizor se plânge de cheltuieli, deoarece angajatul poate afișa o defalcare detaliată pentru orice cheltuieli recente. Angajații trebuie să păstreze această documentație timp de un an.