Analiza fluxului de lucru presupune revizuirea tuturor proceselor dintr-o afacere în vederea identificării ineficiențelor și a recomandării de îmbunătățiri. Lucrarea începe cu stabilirea rezultatelor dorite din analiza cu managerii superiori ai unei firme. Analiștii interacționează apoi cu angajații companiei pentru a documenta starea actuală a proceselor de afaceri din firmă. Etapa finală este recomandarea proceselor care trebuie schimbate, automatizate sau lăsate în vigoare în conformitate cu obiectivele declarate.
O afacere tipică caută în mod continuu să-și îmbunătățească procesele, iar doi factori principali determină firmele să efectueze o analiză a fluxului de lucru. În primul rând, progresele tehnologice în curs de desfășurare pot oferi modalități mai eficiente și mai puțin costisitoare de a face afaceri, iar firmele aleg adesea să revizuiască procesele cu scopul de a le automatiza sau de a încorpora cea mai recentă tehnologie. În al doilea rând, este tipic ca așa-numitele procese moștenite să fie ferm înrădăcinate într-o firmă, ceea ce înseamnă că o anumită sarcină a fost realizată de mult timp într-un anumit mod și poate fi trecută cu vederea ca un proces care necesită îmbunătățiri. Un obiectiv al acestui proces este de a expune astfel de procese moștenite.
Consultanții externi pot efectua eficient o analiză a fluxului de lucru, deoarece sunt experți în acest domeniu și nu au loialitate față de vreun mod anume de a face afaceri. În interacțiunea inițială cu managerii superiori, analiștii fluxului de lucru încep de obicei cu interviuri pentru a determina modul în care managerii de top văd compania în prezent, inclusiv ce funcționează și ce nu. Analiștii determină apoi starea finală dorită pe care managerii speră să o atingă prin proiectul de analiză a fluxului de lucru.
Majoritatea muncii în analiza fluxului de lucru are loc cu analiști instruiți care intervievează angajații și supraveghetorii pentru a documenta modul în care se desfășoară afacerea. Aceasta include toate aspectele unei afaceri, cum ar fi procesarea documentelor pentru vânzări, colectări, conformitate și resurse umane. De asemenea, poate acoperi procesele de fabricație, cum ar fi primirea materiilor prime sau a pieselor, prelucrarea sau asamblarea acestora și expedierea produselor finite.
Analiștii vor analiza, de asemenea, timpul petrecut și efortul depus interacționând cu clienții, inclusiv vânzările și serviciile pentru clienți. Analiza fluxului de lucru analizează tot ceea ce face fiecare angajat al companiei cu scopul de a documenta modul în care fiecare sarcină începe și trece prin organizație.
După documentarea inițială, analiștii de flux de lucru prezintă de obicei concluziile unor reușite de nivel inferior pentru a se asigura că rezultatele analizei se potrivesc cu realitatea companiei. Ajustând analiza după cum este necesar, analiștii examinează apoi fluxul de lucru pentru a identifica domeniile în care procesele pot fi raționalizate, automatizate sau ambele. Aceste informații sunt apoi prezentate de obicei managerilor de top împreună cu recomandări pentru îmbunătățiri.