Un sistem de management al fluxului de lucru este un sistem informatic care este destinat să ajute la crearea, menținerea și stocarea informațiilor despre părțile fluxului de lucru. Scopul unui astfel de sistem este de a ajuta la crearea de rapoarte și alte date utile care pot îmbunătăți procesul de flux de lucru și pot ajuta la îmbunătățirea productivității prin accentuarea lucrurilor care s-ar putea mișca mai rapid și a zonelor în care eficiența ar putea fi crescută. Managementul fluxului de lucru este un concept destul de nou în lumea muncii. În esență, managementul fluxului de lucru este ideea că, prin gestionarea progresiei datelor, documentelor, clienților potențiali și a altor elemente legate de muncă, procesul de lucru poate fi eficientizat și orice eșec în cadrul procesului poate fi ușor documentat.
Sistemele de management al fluxului de lucru sunt utilizate din mai multe motive în mediul de afaceri actual. Un motiv principal pentru utilizarea și aderarea crescută la un sistem de management al fluxului de lucru este că sistemul poate fi utilizat pentru a urmări performanța angajaților. Înregistrând totul în sistemul de management al fluxului de lucru, dacă mai târziu apare o problemă, este ușor să vedeți de unde a apărut problema și să luați măsurile adecvate. În acest fel, se poate confirma că fiecare angajat își face munca în mod corespunzător și în timp util; de asemenea, angajații pot fi trași la răspundere pentru munca care nu a fost finalizată în timp util sau care a fost finalizată incorect.
O altă utilizare a unui sistem de management al fluxului de lucru este de a asista în procesul de service pentru clienți. Sistemele de management al fluxului de lucru utilizate în acest scop sunt adesea numite sisteme de management al relațiilor cu clienții sau CRM. CRM-urile ajută serviciul clienți, asigurându-se că lucrătorii din serviciul clienți au acces la o înregistrare detaliată a tot ceea ce a fost făcut pentru a ajuta un client cu o plângere. Aceste sisteme urmăresc, de asemenea, fiecare contact cu un client, astfel încât dovada „cine a vorbit cu cine” poate fi găsită pentru orice problemă care poate apărea. CRM-urile sunt, de asemenea, utile pentru marketing către clienți în orice moment pe care compania care folosește CRM-ul consideră de cuviință.
Astfel de sisteme pot îmbunătăți, de asemenea, productivitatea și producția în mediile de fabrică. Prin posibilitatea de a urmări procesul de producție de la materia primă până la produsul finit folosind un sistem de management al fluxului de lucru, devine mult mai ușor să identificați blocajele din ciclul de producție. Identificarea proceselor ineficiente care cauzează întârzieri sau exces de muncă și costuri poate deveni, de asemenea, mai ușoară. Utilizarea unui sistem de management al fluxului de lucru poate fi astfel o modalitate excelentă de a îmbunătăți productivitatea, responsabilitatea și relațiile cu clienții în orice companie.