Ciclul contabil este o serie de pași care sunt întotdeauna urmați în buna practică contabilă. Pașii acoperă întregul proces de la prima colectare a datelor despre tranzacții până la momentul în care conturile sunt finalizate. Ciclul contabil are loc astfel o dată în fiecare perioadă de raportare, acesta fiind intervalul la care se întocmesc conturile. Durata perioadei de raportare ar putea fi de la o săptămână pentru o firmă importantă până la un an pentru o persoană care desfășoară activități independente cu puține tranzacții. Ciclul contabil se aplică cel mai direct contabilității manuale, cunoscută sub numele de contabilitate, deși principiile generale sunt acoperite de metode contabile computerizate.
Numărul de pași din ciclul contabil depinde de modul în care este defalcat. În această explicație există nouă pași. Primul pas este colectarea datelor pentru tranzacții, cum ar fi înregistrarea casei într-un magazin sau statul de plată a angajaților. Acestea sunt adesea repartizate în categorii determinate de sistemul contabil al companiei. Categoriile ar putea acoperi diferite magazine sau diferite tipuri de produse, de exemplu.
Pasul doi este jurnalizarea, care implică pur și simplu adăugarea datelor la o înregistrare curentă, cunoscută de obicei sub numele de jurnal general sau carte de înregistrare originală. Pasul trei implică totalizarea cifrelor de-a lungul întregii perioade de raportare în ceea ce este cunoscut sub numele de registrul general. Pasul patru este de a produce ceea ce este cunoscut ca o balanță de verificare neajustată. Aceasta este pur și simplu o verificare a faptului că totalul tuturor soldurilor creditare, cum ar fi veniturile și activele, este egal cu totalul tuturor soldurilor debitoare, cum ar fi cheltuielile și pasivele. Dacă totalurile nu sunt egale, este un semn că a fost făcută o greșeală în proces și trebuie identificată și corectată.
Pasul cinci este să notați orice ajustări de la sfârșitul perioadei, care includ venituri sau cheltuieli care au fost câștigate sau suportate, dar care nu au fost încă înregistrate. Pasul șase este balanța de verificare ajustată, care repetă procesul de la pasul patru, dar include ajustările de la sfârșitul perioadei. Din nou, soldurile creditoare ar trebui să fie egale cu soldurile debitoare.
Pasul șapte este pregătirea situațiilor financiare folosind cifrele care au fost confirmate la pasul șase. Pasul opt este să adăugați valoarea totală a profitului sau pierderii la activele înregistrate ale companiei, de exemplu, ca o adăugare la soldul său de numerar. Aceasta înseamnă că banii din tranzacțiile din perioada de raportare sunt complet „în contabilizați” și nu apar în cifrele pentru tranzacțiile din perioada următoare. Acest proces este cunoscut sub numele de închiderea conturilor. Pasul nouă este să verificați dacă modificările efectuate în soldul pasului opt sunt corecte.