Ca modalitate de a adăuga date vizuale la o conferință audio, conferința web oferă un mijloc relativ ieftin de a crea un mediu de lucru virtual cu persoane din oraș sau din întreaga lume. Iată câteva elemente de bază despre tehnologia, opțiunile și aplicațiile pentru conferințe web.
Gândit ca un serviciu însoțitor pentru apelurile de conferință audio, conferința web a apărut pentru prima dată pe piața de masă în anii 1990. Înainte de acel moment, conferințele web erau considerate un serviciu premium pe care doar companiile și organizațiile mai prospere își puteau permite să-l folosească. Cu toate acestea, progresele tehnologice de la sfârșitul anilor 1980 au făcut evident că Internetul ar putea sprijini un mediu simplu de partajare a prezentărilor, care ar fi o modalitate ideală de a partaja, diagrame, foi de lucru și alte date cu persoane, utilizând în continuare apeluri de conferință audio pentru comunicarea verbală.
Cele mai vechi conferințe web s-au bazat în mare măsură pe încărcarea și stocarea în cache a unei aplicații pe hard disk-ul fiecărei persoane care era programată să participe la o întâlnire web. Încărcarea ar include fișiere care vor fi folosite în timpul întâlnirii. De fapt, inițiatorul sau liderul conferinței ar avea acces la acele fișiere în timpul conferinței și va controla afișarea acestora în timpul întâlnirii.
Cu toate acestea, multe persoane s-au opus acestei abordări, deoarece informațiile proprietare erau acum găzduite pe o serie de hard disk. Liderul conferinței a trebuit să se bazeze pe generozitatea participanților pentru a șterge fișierele sensibile de pe hard disk după întâlnire. De-a lungul timpului, tehnologia a fost îmbunătățită pentru a permite ștergerea automată a fișierelor odată ce conferința sa încheiat. Până în prezent, există încă furnizori de conferințe web care solicită participanților să se conecteze cu cel puțin treizeci de minute înainte de întâlnirile live și să treacă prin acest proces de încărcare.
La începutul anilor 1990, au început să apară soluții alternative pentru prezentările web. Un tip de serviciu se baza în mare măsură pe utilizarea instrumentelor de creare a partajării prezentărilor, cum ar fi PowerPoint. Cu acest tip de conferințe web, liderul ar încărca o prezentare de diapozitive pe serverul serviciului de conferințe web. Diapozitivele au fost convertite în diapozitive HTML de bază și salvate pe serverul furnizorului. Folosind datele de conectare, liderul a putut să se autentifice și să activeze o întâlnire, alegând dintr-o listă de prezentări salvate pentru a le partaja participanților. Această abordare a atras foarte mult persoanele care călătoreau și nu puteau fi întotdeauna la propriul computer pentru a conduce întâlnirea. Atâta timp cât prezentarea a fost încărcată în serviciul de conferințe web în avans, orice computer cu conexiune la Internet și un player media ar fi suficient.
Pentru participanți, această formă mai nouă de conferințe web a eliminat stocarea în cache a oricăror fișiere de pe hard disk-urile lor. Tot ceea ce era necesar pentru a participa a fost o adresă URL către pagina de conectare și o parolă. Deoarece prezentarea a fost convertită în diapozitive HTML de bază, participanții nu aveau nevoie de altceva decât de un player media pentru a vizualiza prezentările. Nu a fost autentificat devreme pentru a descărca ceva. Conferințele web au devenit puțin mai curate pentru toată lumea.
De-a lungul anilor, conferințele web pe computer au devenit mai ușor de utilizat, chiar dacă au fost adăugate funcții suplimentare. Streamingul audio permite participanților să asculte sunetul în timp ce vizionează prezentările de astăzi. Majoritatea instrumentelor de conferință web de astăzi permit nu numai vizualizarea documentelor, ci și capacitatea liderului de a transfera controlul, astfel încât participanții să poată lucra împreună la o scrisoare, o foaie de calcul sau o prezentare.
Abilitățile de mesaje ale multor sisteme de conferințe web permit participanților să trimită un mesaj privat liderului, care poate răspunde în privat sau poate publica mesajul întregului grup pentru discuție. Listele de prezență atât pentru lider, cât și pentru participanți permit tuturor să vadă cine este în prezent la conferință, când se alătură persoanele și cât timp sunt oamenii la întâlnirea de prezentare web. Abilitățile de înregistrare permit sincronizarea vocii și a imaginilor într-o înregistrare permanentă pe care liderul o poate împărtăși altora la o dată ulterioară.
Conferințele web s-au dovedit a fi un instrument util și rentabil pentru multe companii și organizații de toate dimensiunile. Pe măsură ce produsul este îmbunătățit cu funcții suplimentare în anii următori, acesta va oferi fără îndoială o modalitate și mai utilă de a comunica cu persoane din întreaga lume.