Înregistrările contabile escrow și raportează tranzacțiile financiare legate de două părți separate. Escrows-urile se găsesc în mod obișnuit în industria serviciilor bancare și financiare. Persoanele care obțin împrumuturi de la bănci, creditori și instituții financiare plasează de obicei bani în escrow. Aceste fonduri sunt eliberate după îndeplinirea condițiilor specifice de împrumut. Procedurile contabile separă fondurile escrow de alți bani dintr-un registru contabil. Niciuna dintre părți nu are acces neîngrădit la bani în scopuri în afara regulilor de escrow.
Conturile escrow generale și purtătoare de dobândă sunt cele mai comune în mediul de afaceri. Companiile de credit ipotecar folosesc în principal conturi escrow generale. Cumpărătorii plasează bani în acest cont pentru achiziționarea unei locuințe. Compania de titlu sau de credit ipotecar cere cumpărătorilor să plaseze bani în escrow pentru plăți viitoare legate de dobânda ipotecară, asigurarea proprietarilor de case și impozitele pe proprietate. Conturile purtătoare de dobândă permit managerilor să acumuleze dobândă pe banii escrow pentru a fi utilizați de către părțile implicate în tranzacția financiară. Conturile escrow generale să nu aibă această funcție.
Ecuația contabilă escrow este active egale cu pasive. Nu se găsesc capitaluri proprii ale proprietarului sau profituri reportate în contabilitatea escrow. Contabilii escrow au responsabilitatea fiduciară de a procesa fondurile de la ambele părți într-o tranzacție financiară. Contabilii trebuie să protejeze banii de pierderi care pot fi legate de neîndeplinirea sarcinilor de către oricare dintre părți în cadrul tranzacției financiare. Tranzacțiile financiare reprezintă intrări individuale în registrul general. Registrul general conține informații referitoare la toate tranzacțiile financiare escrow.
Similar procedurilor contabile obișnuite, registrele generale din contabilitatea escrow pot folosi registre secundare sau jurnalele pentru a înregistra tranzacțiile financiare. Jurnalele de plăți de numerar și de încasări de numerar sunt cele mai frecvente găsite în contabilitatea escrow. Jurnalul de plăți în numerar include tranzacții financiare legate de plata fondurilor escrow. Plata fondurilor escrow are loc atunci când una sau ambele părți își îndeplinesc sarcinile legate de contul escrow. Jurnalul de încasări în numerar înregistrează toți banii care vin în scopuri de escrow. Jurnalul de încasări de numerar poate include informații detaliate referitoare la fiecare parte din tranzacția de escrow, responsabilitatea financiară a fiecărei părți și alte informații relevante.
Reconciliile sunt o parte importantă a contabilității escrow. Contabilii vor examina informațiile referitoare la conturile individuale de escrow săptămânal sau lunar. Fiecare cont escrow este testat pentru a se asigura că intrările și ieșirile de numerar reprezintă în mod corespunzător sumele escrow. Diferențele dintre conturile de escrow pot necesita corecții pentru a se asigura că fiecare parte își îndeplinește pe deplin responsabilitățile escrow. Conturile de escrow eliberează în mod obișnuit declarații scrise către fiecare parte, indicând starea actuală a contului escrow.