Contabilitatea fondului este un tip de strategie contabilă care se concentrează mai mult pe responsabilitate decât pe urmărirea generării de profituri. Această abordare specială a contabilității este adesea utilizată de entitățile care nu sunt concentrate pe profitabilitate, cum ar fi organizațiile non-profit sau departamentele și comisiile guvernamentale. Una dintre principalele caracteristici ale acestei metode este utilizarea mai multor registre generale care documentează fluxul și utilizarea oricăror fonduri care intră în entitate, dar fără accent pe urmărirea profiturilor.
Funcția generală a contabilității fondurilor are de-a face cu arătarea unde sunt cheltuiți banii. Acest accent este un motiv pentru menținerea mai multor registre generale, mai degrabă decât conturile de auto-echilibrare reflectate într-un singur registru general, așa cum este comun în cazul entităților care operează pentru profit. Fiecare dintre registrele contabile urmărește primirea și plățile resurselor în legătură cu activitățile asociate cu un anumit proiect sau fond operat de entitatea non-profit. În scopuri contabile, fiecare registru sau fond individual trebuie să fie reconciliat în sine, complet cu rapoarte detaliate care susțin soldul curent al fondului. Toate rapoartele asociate diferitelor fonduri sunt folosite ca detaliu suport pentru un raport cumulativ care este pus la dispoziția membrilor organizației, precum și a directorilor acesteia.
În contabilitatea fondului, orice donații sau fonduri obținute din granturi sau dotări sunt înregistrate direct în registrul sau fondul care a fost desemnat de contribuabil. Acolo, orice cheltuieli legate de acel proiect anume sunt deduse din sold. Acest aranjament face foarte ușor pentru organizația non-profit să raporteze activitatea constituenților săi și, de asemenea, oricărei entități guvernamentale care este însărcinată cu responsabilitatea de a supraveghea funcționarea organizației non-profit.
Abordarea contabilității fondurilor poate fi foarte eficientă atunci când rapoartele trebuie trimise la mai multe agenții guvernamentale. De exemplu, dacă o organizație de caritate operată la nivel local primește o subvenție alocată pentru furnizarea de masă pentru închisori, o donație generoasă pentru a sprijini un adăpost pentru persoane fără adăpost și o dotare pentru funcționarea unui program după școală, fiecare dintre aceste proiecte este probabil să scadă. în jurisdicția unei alte agenții guvernamentale. Prin crearea și menținerea unui registru pentru fiecare proiect, este posibil să se furnizeze întotdeauna fiecărei agenții de monitorizare o contabilitate a ceea ce s-a făcut cu banii primiți pentru a susține fiecare program. Prin utilizarea contabilității fondurilor, organizația caritabilă locală rămâne în conformitate cu reglementările care îi permit să funcționeze și poate demonstra că fondurile primite sunt utilizate în modul specificat.