Conferința desktop se referă la conferința video efectuată de pe un computer personal (PC). Conferința video se referă la comunicarea cu o altă persoană folosind fluxuri audio și video care permit participanților la conferință să vadă și să audă alți participanți. Această tehnologie este utilizată în departamentele guvernamentale, școlile și întreprinderile private pentru a facilita programarea întâlnirilor cu persoane care nu ar putea participa fizic. Conferința desktop poate implica un grup de persoane care ține o conferință folosind computere desktop pentru a comunica cu angajații din afara sediului sau poate fi la fel de mică ca o conferință între doi asociați, fiecare pe un computer separat. Hardware-ul și software-ul de care un utilizator are nevoie pentru a începe conferința pe desktop este de bază și, de obicei, necesită doar o cameră web, un microfon și un program de videoconferință gratuit sau ieftin.
Faptul de a organiza o conferință video pe Internet se numește conferință web, care se poate referi la conferințe desktop sau conferințe video prin Internet într-o sală de conferințe. Software-ul disponibil pentru conferințe desktop variază de la programe de bază gratuite până la programe de videoconferință mai scumpe, concepute special pentru companii. Programele de videoconferință de afaceri folosesc adesea hardware video și audio de ultimă generație decât software-ul gratuit pentru conferințe webcam. Programele software care pot fi utilizate pentru conferințe desktop includ Skype®, WebEX®, iVisit® și Google Voice and Video chat®.
Conferința web poate fi convenabilă, deoarece le permite oamenilor care se află în locații geografice foarte diferite să stabilească contact video și audio unul cu celălalt. Unul dintre avantajele conferinței desktop este că oferă unui utilizator de PC o modalitate ieftină de a avea o conversație față în față cu prietenii, familia sau asociații de afaceri, care poate fi mai personală decât telefonul. Conferințele desktop permit, de asemenea, utilizarea ajutoarelor vizuale și a gesturilor pentru a comunica. Un dezavantaj al videoconferințelor desktop este că problemele tehnice, inclusiv problemele de conexiune la Internet și erorile computerului, pot întrerupe fluxul videoconferinței. Utilizarea unei conexiuni la Internet prin cablu în locul unei conexiuni fără fir poate ajuta la atenuarea unora dintre problemele de conexiune asociate cu videoconferința.
Conferința video la un computer se concentrează de obicei pe utilizarea unei camere web. O cameră web este o cameră video care se conectează la un computer, de obicei folosind o mufă USB. Camerele web sunt adesea echipate cu microfoane încorporate, dar unii utilizatori consideră că un microfon atașat camerei este prea limitant în mișcare și în calitatea sunetului. Un utilizator de conferințe desktop trebuie să aibă și o conexiune la serviciul de videoconferință pe care dorește să îl folosească. În majoritatea cazurilor, toți participanții la conferința web trebuie să aibă același software de videoconferință ca și restul grupului.