Multe documente importante trebuie păstrate pentru perioade lungi de timp. Produsele convenționale din hârtie se vor degrada lent, datorită nivelului ridicat de acid care există în mod normal în hârtie. Hârtia de arhivă este făcută ușor alcalină sau cu un pH neutru, astfel încât să nu se îngălbenească și să devină casantă odată cu vârsta. Majoritatea companiilor de hârtie oferă astfel de lucrări în linia lor pentru arhiviști, guverne, biblioteci și artiști. Cu toate acestea, este important să rețineți că acest tip de hârtie este util doar în condițiile potrivite.
Doi factori principali contribuie la degradarea hârtiei convenționale. Prima este lignina, o componentă a pereților celulari la plante. Lignina va deveni galbenă pe măsură ce este expusă la căldură, provocând îngălbenirea hârtiei. Acidul face hârtia mai fragilă, mai subțire și mai fragilă. Ziarele oferă poate cel mai bun exemplu al antitezei hârtiei de arhivă, deoarece sunt realizate cât mai ieftin, deoarece majoritatea oamenilor le reciclează după o citire. Ziarele devin rapid galbene și fragile, o trăsătură nedorită în documentele importante.
Din punct de vedere istoric, documente importante au fost tipărite pe velin, un material din piele de vițel. Odată cu o adoptare mai largă a hârtiei, oamenii au început să observe că documentele lor pe hârtie nu erau la fel de durabile ca cele tipărite pe velin. Descoperirile acidului și ligninei au dus la dezvoltarea hârtiei de arhivă.
Procesul de realizare a acestei hârtie este mai complex, rezultând un produs final mai scump. Hârtia este tratată temeinic pentru a îndepărta lignina și apoi este făcută cu pH neutru, sau de preferință alcalin, cu adăugarea de sodă sau carbonat de calciu. Hârtia alcalină va rezista mai bine la mediul acid decât hârtia neutră. Produsul rezultat ține bine cerneala și culorile și va dura mult mai mult decât hârtia convențională.
Totuși, hârtia de arhivă preferă condițiile alcaline. Multe companii vând foi de țesut de arhivă care pot fi așezate între foi de hârtie de arhivă și cutii de depozitare alcaline pentru hârtie. Hârtia trebuie depozitată într-un loc răcoros, uscat și întunecat pentru a-și prelungi viața și mai mult. Majoritatea depozitelor de documente au măsuri de control al umidității pentru a se asigura că hârtia lor este păstrată în cele mai bune condiții.
Pe lângă documentele importante, artiştii folosesc şi hârtia de arhivă pentru ca opera lor să fie păstrată. Scrapbookers îl pot folosi și în albumele de arhivă, iar edițiile importante de cărți sunt tipărite pe acest tip de hârtie, astfel încât să reziste. Majoritatea magazinelor de aprovizionare cu hârtie oferă o selecție de lucrări de arhivă, care sunt uneori desemnate drept „fără lignină” sau „pH neutru”.