Eficiența datelor este procesul prin care datele sunt mai ușor de utilizat, gestionat și accesat. Este de obicei o preocupare a întreprinderilor la scară mai mare, ale căror rețele extinse și înregistrări pot face cu ușurință procesul de găsire și utilizare a unei anumite date un pic ca găsirea unui ac într-un car de fân. Deși eficiența datelor este în mare măsură o preocupare de configurare și configurare – cu alte cuvinte, aranjarea datelor în așa fel încât să fie mai ușor de localizat și obținut – are, de asemenea, o componentă hardware semnificativă. Hardware-ul învechit și ineficient poate face procesul de extragere a datelor de pe un hard disk sau dintr-o rețea mult mai greoi decât este necesar. Din acest motiv, eficiența datelor este un compromis; necesită atingerea echilibrului corect între cost și eficacitate.
Locația în care sunt stocate datele are o legătură bună cu eficiența sa generală. În timp ce hard disk-urile cu stare solidă sunt adesea cele mai receptive locații pentru stocarea datelor, deoarece pot produce și deschide fișierele solicitate mai rapid decât majoritatea altor medii de stocare, costul lor per gigaoctet de stocare este relativ mare. Mijloacele de stocare mai vechi, cum ar fi unitățile de backup pe bandă, sunt destul de ieftine pe gigabyte de stocare, dar compromisul este că viteza lor de acces este destul de lentă. Acest compromis între costuri și beneficii este cheia creării unor sisteme de stocare eficiente.
Eficiența datelor urmărește să faciliteze accesul la datele cele mai frecvent utilizate în rețea, plasându-le pe dispozitive de stocare cu costuri ridicate și de mare putere, transferând în același timp datele de arhivă mai vechi către alternative mai lente și mai puțin costisitoare. Procedând astfel, persoanele care lucrează în rețea au acces mai rapid la datele vitale fără a afecta resursele și bugetul organizației. Alte tehnici implicate în eficientizarea stocării datelor includ compresia datelor, care este procesul de micșorare a fișierelor până la cea mai mică dimensiune posibilă, și deduplicarea, care utilizează algoritmi software pentru a elimina fișierele duplicate din rețea.
Comprimarea și deduplicarea pot elibera spațiu valoros pe unitate într-o rețea, sporind și mai mult eficiența. La fel ca oamenii, computerele au mult mai ușor să completeze o căutare atunci când numărul de fișiere căutate este relativ mic și dimensiunea medie a fișierelor este în mod corespunzător modestă. Prin eliminarea regulată a fișierelor inutile și eliminarea spațiului în exces în fișierele în sine, eficiența datelor rețelei este îmbunătățită și mai mult.