Formatarea condiționată permite unui program de calculator să aplice automat stiluri informațiilor dintr-un document, așa cum este determinat de un set de reguli introduse de utilizator. Este folosit cel mai frecvent în foile de calcul, unde utilizatorii pot dori să poată aplica stiluri pentru a diferenția anumite elemente de date pentru a face documentul mai ușor de citit. Multe programe software acceptă această caracteristică și poate fi, de asemenea, programată manual dacă nu este disponibilă sau este prea limitată pentru utilizator. Un lucru de care trebuie să fii conștient este că, în documentele foarte mari, formatarea condiționată poate crea uneori erori, iar încărcarea documentului poate dura mai mult, deoarece programul trebuie să verifice toate datele în funcție de condițiile înainte de a putea afișa.
Într-un exemplu simplu de formatare condiționată, un utilizator ar putea menține un registru de tranzacții într-o foaie de calcul în care ar fi util să aibă debite în roșu și credite în verde. Acest lucru poate permite utilizatorului să identifice rapid tranzacțiile cheie dintr-o privire, fără a fi nevoie să formateze manual fiecare intrare. Pisica utilizator a stabilit aceste condiții, iar programul de calcul va aplica automat culorile conform instrucțiunilor. Ar putea fi adăugate și alte condiții, cum ar fi introducerea textului aldine pentru intrările care creează un sold negativ.
Limitele formatării condiționate pot depinde de program. Unele permit doar un anumit număr de condiții. De asemenea, este important să știți că programul poate aplica condiții în ordinea enumerată. Odată ce găsește o potrivire, va opri verificarea pentru celelalte condiții. În acest exemplu, de exemplu, ordinea condițiilor este foarte importantă. Dacă codul de culoare este afișat primul, un debit care creează un sold negativ ar fi roșu, dar nu aldine.
Acesta poate fi un instrument extrem de util pentru afișarea foilor de calcul și a documentelor similare. Poate permite utilizatorilor să evidențieze anumite tipuri de date sau intrări de interes pentru a face informațiile mult mai ușor de citit. Formatarea condiționată are, de asemenea, unele limitări de luat în considerare și poate ajuta să citiți documentația asociată cu un anumit program pentru a afla ce poate și ce nu poate face. Unele programe pot permite utilizatorilor să-și creeze propria programare, caz în care ar putea rezolva problemele cu opțiunile de formatare condiționată.
Utilizatorii pot inversa formatarea prin eliminarea condițiilor și permițând datelor să revină la normal. Poate fi recomandabil să testați regulile pe un set mic de celule pentru a vedea cum funcționează înainte de a le aplica întregului document. Acest lucru poate permite utilizatorului să confirme că formatarea funcționează conform așteptărilor.