Conducerea unei companii este mult mai complicată decât a fost înainte, în multe moduri semnificative. Cererile de timp și efort ale directorilor companiei sunt mai mari decât oricând, dar nevoile angajaților sunt, de asemenea, mai mari.
Tehnologia modernă este disponibilă pentru a satisface aceste noi nevoi. O formă principală a acestei asistențe tehnologice este sistemul de management al resurselor umane sau HRMS. Această aplicație software la îndemână îl ajută pe angajatorul stresat să se ocupe de o serie de funcții de resurse umane folosind doar un singur instrument la îndemână. În loc să urmărească prezența angajaților într-un program de bază de date și evaluările performanței angajaților într-un alt program de procesare de text, un angajator poate folosi HRMS pentru a consolida toate acele date într-un singur sistem convenabil de profil al angajatului.
Folosind HRMS, un angajator poate configura sistemele de salarizare și beneficii, poate crea și gestiona sisteme de formare și chiar poate urmări evaluările performanței. Aplicațiile rulează o gamă variată de la simple instrumente de urmărire a timpului și a prezenței până la suite întregi de sisteme de urmărire și date. Unele dintre aceste aplicații sunt personalizabile, permițând angajatorilor să urmărească date precum istoricul personal al angajaților, abilitățile și preferințele la locul de muncă. Acest tip de urmărire electronică a datelor face gestionarea nevoilor angajaților mult mai ușoară și le permite angajatorilor să se concentreze asupra altor nevoi. În unele cazuri, utilizarea HRMS poate însemna un angajat mai puțin pe care un angajator trebuie să îl angajeze.
Chiar dacă un angajator are un director de resurse umane, HRMS poate simplifica procesul de urmărire a salariilor, a beneficiilor și a datelor de revizuire ale angajaților. Cel puțin, o suită HRMS poate ajuta la eliminarea necesității documentelor de resurse umane. Și cu cât compania este mai mare, cu atât este mai mare numărul de angajați și cu atât este necesar mai mult HRMS.
Anumite aplicații HRMS permit, de asemenea, angajaților să gestioneze anumite părți ale propriilor profiluri de date. De exemplu, unele universități utilizează o suită HRMS la care angajații pot obține acces limitat pentru a modifica informațiile de contact de bază, cum ar fi numele, adresa și numărul de telefon. Alte aplicații HRMS mai complicate permit angajaților acces calificat la listele de locuri de muncă ale companiei, atât pentru a vizualiza, cât și pentru a aplica.