O bază de date generală este o colecție de informații aranjate într-un format de tabel, care conține informații despre o anumită fațetă a unui sistem sau organizație. De exemplu, o funcție comună pe care o bază de date ar putea servi este cea de bază de date a înregistrărilor angajaților, care conține numele, data nașterii și alte informații importante despre oamenii care lucrează pentru companie. O bază de date de materiale este un tip specific de bază de date utilizat pentru a găzdui informații privind dezvoltarea, proiectarea, rezultatele experimentale și standardele utilizate pentru materialele din industrie.
De exemplu, o bază de date de materiale pentru o companie de furnizare de produse chimice poate conține informații despre cea mai recentă dezvoltare de produs a companiei, formulele pe care le-au încercat și testat deja și standardele generale și seturile de reguli pentru proiectarea de noi compuși chimici. Plasarea tuturor acestor informații într-o bază de date permite tuturor din cadrul organizației să împărtășească o perspectivă comună, impunând consecvența standardelor în întreaga organizație.
În plus, actualizările frecvente ale unei baze de date de materiale oferă feedback aproape instantaneu în diferitele divizii ale companiei. Fără o bază de date de materiale de lucru, dacă divizia X finalizează lucrările la un anumit proiect, divizia Y nu va ști despre asta decât mult mai târziu. Cu o bază de date de materiale de lucru, divizia Y va avea acele informații în momentul în care accesează și verifică cele mai recente înregistrări ale rezultatelor experimentale din sistem. Acest lucru eficientizează comunicarea în întreaga companie, reducând redundanța în testare și eliminând risipa în timpul ciclului de dezvoltare.
Anterior, o bază de date de materiale ar fi putut fi stocată și limitată la rețeaua internă a unei companii. Acest lucru a redus eficacitatea bazelor de date pentru organizațiile cu mai multe sedii în întreaga lume, deoarece fiecare locație individuală pentru cercetare ar funcționa autonom față de celelalte. Odată cu apariția Internetului ca locație fezabilă de stocare a informațiilor sensibile, bazele de date moderne de materiale pot fi fie stocate, fie accesate online. Acest lucru leagă împreună toate locațiile diferite ale unei organizații, contribuind la reducerea suplimentară a costurilor.
Informațiile dintr-o bază de date de materiale sunt accesate prin standardul Structured Query Language (SQL). SQL este un limbaj de programare folosit pentru a extrage informații specifice din baza de date pe baza criteriilor utilizatorului. De exemplu, folosind SQL, un utilizator al bazei de date de materiale poate solicita cu ușurință rezultatele tuturor testelor pe „Proiect X” între orice interval de date. Aceste informații sunt afișate pe ecran într-un format de tabel, listând toate înregistrările din baza de date care corespund criteriilor dorite.