Termenul „încetarea și renunțarea mărcii” se referă cel mai frecvent la o scrisoare prin care se îndrumă unei părți, care utilizează marca comercială a unei companii fără autorizarea corespunzătoare, să oprească imediat orice utilizare a mărcii. Astfel de scrisori sunt adesea redactate de un avocat și sunt de obicei trimise printr-o metodă care necesită o semnătură sau o altă dovadă că scrisoarea a fost primită de partea corectă. Notificarea este o modalitate rapidă de a-l informa pe infractor că proprietarul mărcii comerciale este conștient de situație și este adesea suficient pentru a-l convinge pe infractor să înceteze. Cu toate acestea, dacă trebuie întreprinse acțiuni în justiție, instanța poate emite un ordin de încetare și renunțare. În cazul în care infractorul optează să ignore acest ordin, el poate fi amendat sau sancționat în alt mod de către instanță.
Utilizarea unei mărci comerciale fără autorizarea corespunzătoare este cunoscută ca încălcare a mărcii comerciale și este gravă. Companiile plătesc taxe – uneori substanțiale – pentru a se asigura că nimeni altcineva nu își poate folosi siglele, simbolurile sau alte imagini cu mărci comerciale fără permisiunea expresă a companiei. O afacere care permite altora să-și încalce drepturile asupra mărcii comerciale riscă confuzia clienților și diluarea puterii mărcii sale. Cu toate acestea, procesele pot fi costisitoare. O scrisoare de încetare și renunțare a mărcii comerciale este o modalitate eficientă din punct de vedere al costurilor prin care compania își revendică drepturile.
Companiile mari și cele cu imagini de marcă care sunt susceptibile de a fi încălcate de multe ori solicită avocaților lor să întocmească o scrisoare standard de renunțare și renunțare la mărcile comerciale care conține câmpuri personalizabile. Aceste scrisori permit de obicei companiei să introducă numele destinatarului, data scrisorii și natura, locația și data încălcării. Acest lucru facilitează ca afacerea să trimită scrisori după cum este necesar, fără a cere avocatului o nouă scrisoare de fiecare dată când are loc o încălcare.
Dacă partea infracțională nu răspunde la o scrisoare de încetare și renunțare a mărcii comerciale, notificarea în sine poate fi o dovadă valoroasă în procesul care rezultă din instanță. Acesta poate servi la stabilirea faptului că partea a avut cunoștință de încălcare și a continuat în mod intenționat după notificare. De asemenea, poate arăta că firma de depozit a făcut un efort de bună-credință pentru a evita să meargă în instanță.
Companiile ar trebui să urmărească toate aceste scrisori de încetare și renunțare, chiar dacă problema este rezolvată cu promptitudine. O parte care este hotărâtă să încalce o marcă comercială poate înceta încălcarea după primirea unei scrisori, poate aștepta o perioadă de timp și apoi poate relua în liniște activitățile de încălcare. Această manipulare poate continua pe o perioadă nedeterminată dacă proprietarul mărcii comerciale nu are un sistem de urmărire care să-i expună pe infractori recidivanti.