O înregistrare funcțională, numită și înregistrare operațională, este un document scris care descrie activitățile unei companii și evenimentele din jur. Înregistrează anumite informații într-un format specific, dar nu este o înregistrare administrativă. Acest tip de document este cel mai adesea creat în momentul în care are loc activitatea și este de obicei considerată cea mai fiabilă versiune a evenimentelor, deoarece este creat aproape în timp de informațiile pe care le prezintă.
Companiile păstrează evidențe pentru a putea funcționa mai eficient, pot raporta despre activitățile lor investitorilor și agențiilor guvernamentale și să evalueze performanța pe un fundal istoric. Multe dintre formularele pe care o companie le creează pentru a o ajuta să țină evidențele sunt administrative, cum ar fi foile de contact ale angajaților. Aceste formulare documentează operațiunile standard ale biroului și lucruri pe care managerii se așteaptă să se întâmple în mod regulat.
Adesea, companiile trebuie să capteze informații care nu sunt administrative sau standard. Aceste informații sunt adesea unice în timp, deși modul în care informațiile sunt înregistrate poate fi uniform. Pentru a documenta aceste informații, compania utilizează o înregistrare funcțională sau o înregistrare scrisă a ceea ce s-a întâmplat, care îi permite companiei să depună un cont simultan și să recupereze informațiile în viitor, dacă este necesar.
Există multe tipuri diferite de înregistrări funcționale. Poate cel mai simplu mod de a înțelege utilizarea acestui tip de instrument este să examinăm câteva exemple comune. Un raport de incident este un tip de înregistrare funcțională. Companiile solicită adesea personalului să completeze un raport de incident care detaliază exact ce s-a întâmplat dacă un angajat sau un client este rănit la sediu sau în timp ce era angajat în afaceri ale companiei. Această înregistrare funcțională este completată doar atunci când este necesar, dar este critică deoarece documentează evenimentele în cuvintele persoanelor implicate, aproape în timp de momentul în care s-a întâmplat evenimentul.
Un alt tip de înregistrare funcțională este un formular de feedback al clienților. Nu fiecare client va completa un formular de feedback și, de obicei, un client o va face doar atunci când are ceva specific de spus despre serviciul din ziua curentă. Formularul de feedback este o înregistrare funcțională deoarece documentează un eveniment unic care s-a întâmplat la un moment dat în cuvintele persoanei implicate.
Un bilet de călătorie este o înregistrare funcțională care se completează mai frecvent. Adesea, o companie își va solicita șoferii să completeze un raport cu detaliile unei călătorii de fiecare dată când un șofer scoate un vehicul al companiei. În acest fel, dacă un manager trebuie să răspundă la întrebări despre funcționarea vehiculului care au avut loc în trecut, el are un raport contemporan al activității pregătit de șofer pentru a fi revizuit.
Înregistrările funcționale pot oferi unei afaceri protecție împotriva răspunderii. Clienții și angajații au adesea ani de zile pentru a depune un proces împotriva unei afaceri pentru o serie de infracțiuni civile. Fără o înregistrare contemporană a evenimentelor, ar fi dificil pentru o companie să demonstreze ce s-a întâmplat exact în trecut.