Cunoscută și sub denumirea de notă de debit, o notă de debit este un tip de document contabil care este utilizat pentru a identifica o sumă care este debitată într-un cont de client. În unele cazuri, nota este un document intern care face posibilă menținerea unei evidențe a costurilor și contului care nu au fost încă facturate. Alteori, o notă de debit are o funcție similară cu cea a unei facturi, permițând clientului să folosească documentul ca bază pentru depunerea unei plăți.
Atunci când este utilizat ca document intern, o notă de debit poate fi utilizată pentru a aplica costuri unui cont de client care nu au fost încă facturate. Aceasta poate include utilizarea curentă care a avut loc de la ultimul extras de facturare. Odată ce începe procesul de pregătire a unei facturi pentru cea mai recentă perioadă închisă, toate notele create de la ultima dată de închidere vor fi folosite ca documentație pentru a susține elementele rând de pe noua factură. În timp ce în trecut nota de debit era păstrată doar ca o copie pe hârtie, unele sisteme software de contabilitate permit astăzi crearea unei notificări electronice care poate fi accesată și utilizată pentru a completa detaliile de pe o factură a clientului.
Ca document înlocuitor pentru o factură, nota de debit poate fi utilizată ca mijloc de ajustare a soldului datorat unui cont atunci când o taxă suportată anterior este lăsată din acea factură dintr-un motiv oarecare. De exemplu, dacă prețul special extins unui client prin intermediul unui contract ar trebui să expire, iar detaliile din sistemul de facturare nu sunt actualizate, este posibil ca o perioadă de facturare să fie facturată la tarifele mai vechi și care nu mai sunt aplicabile, mai degrabă decât la tarife standard pentru bunurile și serviciile furnizate. În acest caz, compania poate alege să emită o notă de debit și să trimită o copie către client, ajustând soldul datorat pe acea factură și solicitând ca restul plății să fie oferit într-o anumită perioadă de timp.
Așa cum o notă de credit este adesea folosită pentru a efectua un anumit tip de ajustare a soldului datorat unui cont de client prin eliminarea unei părți din costurile acumulate, o notă de debit poate fi utilizată ca mecanism de adăugare a taxelor care s-au stabilit că se aplică acel client. Detaliile reale ale memoriului vor varia în funcție de politicile companiei și de cât de îndeaproape sunt respectate principiile contabile general acceptate, dar este posibil ca documentul să includă toate informațiile necesare pentru a crea în cele din urmă un articol rând pe o factură. În plus, detaliile notei de debit vor fi suficiente pentru a urmări istoricul tranzacției de la momentul în care taxa este efectuată până la data facturării.