O rambursare a unui vehicul se referă la rambursarea unui șofer individual pentru costul conducerii unui vehicul personal în timp ce desfășoară afaceri în numele unei companii sau al unei agenții guvernamentale. Rambursarea este de obicei calculată în funcție de numărul de mile pe care un angajat sau un agent parcurge către și de la anumite locații de lucru în scopul întâlnirii cu clienții, facilitând programe speciale sau orice număr de alte sarcini legate de muncă. Ori de câte ori un program de rambursare a vehiculului este pus la dispoziție pentru a ajuta angajații cu cheltuielile legate de călătorie, suma exactă oferită pe milă parcursă este înțeleasă înainte de a efectua o călătorie.
Pentru a primi o rambursare a vehiculului pentru kilometrajul parcurs, angajații trebuie să documenteze citirile de kilometraj de pornire și citirile de la punctul final, astfel încât kilometrajul utilizat în timpul lucrului să fie calculat cu exactitate. După trimiterea sumelor de kilometri utilizând formularele de raportare adecvate, angajaților li se dă de obicei un cec separat pentru kilometrajul utilizat sau o rambursare pentru kilometraj poate fi inclusă pe viitorul salariu al unui angajat. Sumele pe milă sunt de obicei stabilite în funcție de calculele federale de rambursare a kilometrajului.
Un plan de rambursare a vehiculului ajută la compensarea costurilor de combustibil și de întreținere pentru angajații care trebuie să își conducă propriile vehicule în timpul lucrului. Acest lucru este deosebit de util pentru angajații care petrec o cantitate mare de timp conducând la mai multe locuri de muncă sau care îndeplinesc alte sarcini de teren în numele unei companii sau agenții guvernamentale. Sumele oferite pentru rambursare pot varia între companii, dar în cadrul unei organizații, fiecare angajat este de obicei rambursat la aceeași rată ca și alții din companie pentru kilometrajul parcurs cu un vehicul personal.
Rambursarea vehiculelor nu este oferită doar pentru călătoriile cu mașina, dar multe agenții rambursează și angajații pentru utilizarea altor vehicule personale. Câteva astfel de vehicule includ avioane sau motociclete. Permisiunea specială de a folosi alte vehicule personale trebuie acordată înainte de utilizarea acestora, totuși, dacă se așteaptă rambursarea vehiculului.
În unele cazuri, un alt tip de rambursare a vehiculului poate fi oferit și de o altă agenție, în afară de un angajator direct. În Statele Unite, Internal Revenue Service (IRS) a calculat tarife speciale pentru persoanele care folosesc un vehicul privat în scopuri comerciale, precum și pentru mutarea în scopul desfășurării afacerii. Tarifele sunt, de asemenea, disponibile pentru persoanele care folosesc vehicule personale pentru anumite scopuri caritabile sau medicale. Valoarea fiecăreia dintre aceste tarife este diferită, dar fiecare este calculată în funcție de cele mai recente cercetări care reflectă costurile de transport. Odată ce o persoană calculează kilometrajul total utilizat pentru aceste activități, IRS permite ca totalul să fie revendicat ca deductibil atunci când raportează taxele personale.