O variație flexibilă a bugetului este diferența dintre suma pe care o companie intenționează să cheltuiască sau să câștige într-o anumită perioadă de timp și suma pe care o cheltuiește sau o câștigă de fapt. Varianta sau diferența poate fi fie un număr pozitiv, adică costurile depășesc bugetul sau veniturile depășite așteptările, fie un număr negativ cu costurile mai mici decât cele așteptate sau veniturile mai mici decât cele planificate. Managerii și investitorii pot folosi variațiile bugetare flexibile pentru a măsura performanța nu numai a companiei, ci și a diferiților manageri.
Atunci când performanța reală a unei companii sau departament diferă de ceea ce era planificat pentru o lună, un trimestru sau chiar un an, măsurarea variației flexibile a bugetului ajută la controlul costurilor. Încercarea de a aplica standardele bugetului static nu funcționează dacă costurile sau câștigurile așteptate diferă, făcând imposibilă evaluarea profitabilității sau performanței companiei. Fără o modalitate exactă de măsurare a performanței, conducerea nu poate ști dacă sunt necesare corecții în acțiunile companiei sau ale unui departament.
Pentru ca o variație flexibilă a bugetului să funcționeze, o companie trebuie să aibă mai întâi un buget static sau fix. Bugetul static planifică o anumită sumă de venituri și o anumită sumă de cheltuieli, pe baza previziunilor conducerii privind condițiile pieței și performanța companiei. Când se analizează variația, managerii sau investitorii folosesc în continuare aceleași valori fixe ale costurilor și veniturilor care au fost stabilite în bugetul static. Dacă valorile unui cost sau al venitului au fost variabile în bugetul static, atunci bugetul flexibil trebuie să utilizeze cifre variabile și pentru acele costuri sau valori ale veniturilor.
Diferențele dintre costurile sau câștigurile reale ale unei companii față de cele care au fost proiectate de un buget static oferă informații valoroase despre performanță. De exemplu, o companie poate părea că câștigă mai mulți bani prin vânzarea unui număr mai mare de unități pe parcursul unei luni sau unui trimestru decât ceea ce era așteptat inițial în bugetul static. Totuși, variația unui buget flexibil ar putea arăta că suma câștigată pe unitate a fost mai mică decât cea prevăzută, ceea ce poate duce la ca compania să obțină mai puțin venit net din numărul mai mare de vânzări.
Evaluarea performanței unui manager individual folosind o variație bugetară flexibilă funcționează bine numai dacă informațiile adecvate sunt utilizate pentru evaluare. Orice informație bugetară, fie din bugetele statice sau flexibile, trebuie să fie în sfera de responsabilitate a managerului evaluat. Cu cât este mai mare nivelul sau autoritatea managerului într-o companie, cu atât mai multe variații ale bugetului general ale companiei ar trebui utilizate pentru a măsura performanța acestuia.