Scanarea mediului este o practică de colectare a datelor. Acesta are ca scop colectarea de informații despre un mediu, cum ar fi un birou sau o instituție, care pot fi utilizate în planificare, dezvoltare și monitorizare continuă de către manageri și supraveghetori. Odată ce datele au fost colectate prin scanare, acestea pot fi procesate și analizate pentru a crea un brief care să fie utilizat în luarea deciziilor.
Unele scanări ale mediului sunt efectuate ad-hoc, după cum este necesar. Această scanare se face ca răspuns la o problemă sau îngrijorare specifică, cum ar fi necesitatea de a planifica lansarea unui nou produs. Scanarea regulată este efectuată în mod regulat; un exemplu ar putea fi o revizuire anuală a unui mediu de lucru realizată cu anchete, observații și alte metode de studiu. În scanarea continuă, un mediu este în mod constant scanat și analizat. În timp ce un proces continuu este consumator de timp și costisitor, el permite adaptări rapide la situații în schimbare.
Un motiv pentru a utiliza scanarea mediului este pregătirea pentru o schimbare majoră, cum ar fi o nouă facilitate, o schimbare majoră a politicii sau lansarea unui produs. Scanarea și colectarea datelor înainte de a intra în etapa de planificare este un instrument util pentru a ajuta la identificarea punctelor slabe, oportunităților, amenințărilor și punctelor forte. Acestea pot fi construite în etapa de planificare pentru a crea un plan puternic și eficient pentru a aborda problemele identificate în timpul scanării mediului. Eșecul de a colecta informații înainte de a începe planurile poate duce la greșeli costisitoare și oportunități ratate.
Companiile care folosesc scanarea mediului se pot mișca rapid atunci când identifică o problemă sau o oportunitate. Aceasta include totul, de la lansarea unui produs de către un concurent care ar putea amenința cota de piață a unei companii până la o problemă de securitate într-un birou. Datele adunate în scanarea mediului pot fi prelucrate pentru a elabora un raport organizat care să ofere informații managerilor și altor ofițeri ai companiei care ar putea fi interesați. Distribuirea eficientă a informațiilor este o parte importantă a acestei practici, deoarece datele sunt inutile dacă nu ajung niciodată în mâinile potrivite.
Numeroase instrumente pot fi utilizate pentru scanarea mediului. Acestea includ sondarea angajaților pentru a obține informații despre condițiile de muncă, luarea în considerare a unui loc de muncă într-un context social și economic mai larg și evaluarea comunicărilor companiei pentru a determina ce fel de mesaje transmite compania publicului. O terță parte poate fi chemată pentru a evalua în mod obiectiv sau o companie poate scana intern. Utilizarea persoanelor din interior poate duce uneori la obținerea de mai multe informații, deoarece persoanele din interior știu unde să caute, dar părtinirea lor poate afecta și rezultatul scanării.