Întreținerea preventivă se referă la acțiunile întreprinse pentru a menține proprietatea în stare de funcționare și pentru a preveni necesitatea unor reparații majore. Include acțiuni precum inspecția, curățarea și înlocuirea pieselor. Software-ul constă din programe scrise pentru computere, inclusiv sisteme de operare și aplicații software care efectuează o varietate de sarcini. Software-ul de întreținere preventivă este un alt nume pentru o soluție computerizată de gestionare a întreținerii (CMMS), o modalitate de a gestiona întreținerea pentru orice echipament are o companie în facilitățile sale.
Software-ul de întreținere preventivă este utilizat pentru diferite tipuri de întreținere. Este eficient pentru întreținerea echipamentelor, a flotelor, a instalațiilor și a altor facilități și a software-ului. Este utilizat de o mare varietate de organizații, inclusiv producători, furnizori de asistență medicală, unități biomedicale, instituții de învățământ, grădini zoologice și acvarii, hoteluri și stațiuni, municipalități, case de pompe funebre, ferme, ordine religioase, utilități, facilități de preparare a alimentelor, echipe de baseball, Departamentul Agriculturii al Statelor Unite (USDA) și companii de software.
Există unele componente și caracteristici care ar fi de așteptat să fie găsite în software-ul de întreținere preventivă, deși pot avea nume ușor diferite. Acestea includ un registru de active, o vizualizare a locației, șabloane de comenzi de lucru și un planificator pentru întreținerea efectuată în mod regulat. De asemenea, sunt tipice un inventar de întreținere, o bază de date pentru echipa de întreținere și programele acestora, o evidență a furnizorilor și vânzătorilor și o funcție de raportare.
Există câteva diferențe cheie între diferitele tipuri de software de întreținere preventivă. Un factor este dacă este bazat pe web sau pe computer. Un altul este dacă este generic sau personalizat pentru fiecare client. Un al treilea factor, legat de al doilea, este dacă modificările pot fi făcute de către client sau trebuie făcute de către dezvoltatorul de software. De asemenea, este importantă instruirea și suportul disponibil, care variază în funcție de companie: unele pachete sunt doar software; altele sunt SaaS (Software as a Service).
Există câteva caracteristici pe care nu toate pachetele software de întreținere preventivă le includ. A fi activat codul de bare, care permite tipărirea codurilor de bare pentru piese și echipamente, este una dintre acestea, la fel ca și posibilitatea de a trimite comenzi de lucru către dispozitivele mobile. Capacitatea de a urmări mai multe locații poate fi utilă pentru o operațiune mare, la fel ca și capacitatea de a conecta la QuickBooks®.