Un activ de hârtie este orice tip de activ care este înregistrat într-un bilanţ, dar care nu poate fi convertit în numerar rapid sau uşor. Companiile au adesea un număr de active pe hârtie în registre, uneori sub formă de piese și echipamente care nu mai sunt utilizabile, dar care nu au fost încă debitate din evidențele contabile. Există practici contabile care fac posibilă eliminarea progresivă a activelor de acest tip din registre, fie prin scoaterea din evidență a echipamentelor învechite, fie prin vânzarea proprietății la valoarea de salvare. În funcție de legile fiscale care se aplică în jurisdicția în care se află compania, acest proces poate duce la crearea unei reduceri fiscale care poate fi folosită pentru a reduce taxele datorate pentru perioada în care se efectuează vânzarea.
Lichiditatea scăzută a unui activ de hârtie, fie din cauza învechirii, fie din cauza faptului că nu există o piață pentru acel activ, înseamnă că compania plătește în esență impozite pe o deținere care nu oferă niciun beneficiu de niciun fel. Din acest motiv, nu este neobișnuit ca companiile să aibă un tip de proces în vigoare care să facă posibilă declararea activului ca depășit și eliminarea acestuia din evidențele sale financiare. În corporațiile mari, acest proces este în mod normal originar la nivel de fabrică și transmis către un birou de control la sediul corporativ.
Controlorul va stabili apoi dacă bunul ar putea fi folositor într-o altă locație a companiei. Dacă da, se fac aranjamente pentru a transfera activul de hârtie în noua locație și a-l elimina din evidențele contabile ale fabricii care dorește ca echipamentul să fie declarat învechit. În cazul în care activul nu este de nici un folos companiei în oricare dintre locațiile acesteia și se constată că articolul nu poate fi vândut, controlorul va accepta deseori cererea de învechire și va aproba atât scoaterea activului din evidența contabilă, cât și transportul. a echipamentului învechit către o groapă de gunoi sau un dealer de vechituri.
Deoarece un activ de hârtie deseori nu mai are nicio valoare pentru proprietar, acel activ nu generează beneficii care să ajute la compensarea impozitelor care sunt stabilite pe articol de la un an la altul. Pentru a reduce povara fiscală și a economisi bani, companiile evaluează de obicei piesele și echipamentele anual pentru a determina dacă există vreun motiv pentru a păstra acele active pentru încă un an. Prin declararea activului de hârtie ca fiind învechit în conformitate cu legile și reglementările guvernamentale care sunt relevante pentru tipul de activ implicat, societatea poate înstrăina activul și nu mai include valoarea contabilă a activului respectiv în evidențele sale contabile. Rezultatul final este mai puține taxe datorate și mai mulți bani păstrați de companie pentru a fi utilizați în proiecte precum dezvoltarea de produse sau modernizarea echipamentelor care rămân importante pentru funcționarea afacerii.