Rolul unui asistent administrativ profesionist este unul vital în funcționarea multor afaceri. Deși un asistent administrativ profesionist tinde să aibă îndatoriri similare cu orice asistent administrativ, el sau ea are de obicei mai mulți ani de experiență și/sau o diplomă de colegiu și va lucra adesea cu directori în companie și poate funcționa și ca manager de birou. Responsabilitățile postului asistenților administrativi sunt variate, dar sunt adesea de natură clericală. Fiecare asistent administrativ va avea nevoie de capacitatea de a lucra bine cu alți oameni, de a avea abilități excelente de organizare și de a fi priceput la tastarea și lucrul la computer.
Potrivit Departamentului Muncii din SUA, un asistent administrativ profesionist poate lucra într-un birou fie în calitate administrativă, fie în calitate de birou, asigurându-se că afacerea funcționează eficient și eficient. Unele dintre sarcinile lor pot include gestionarea comunicațiilor dintre companie, clienții săi și angajații săi, cum ar fi prin poștă, telefon sau e-mail; programarea întâlnirilor; stabilirea de intalniri; ținerea unor înregistrări atente sau dezvoltarea unui sistem de evidență; asistarea altor angajați cu proiecte sau cercetări; și efectuarea aranjamentelor de călătorie. Majoritatea asistenților administrativi profesioniști îndeplinesc toate aceste sarcini și multe altele.
Unele responsabilități suplimentare pot include angajarea și formarea de noi angajați, asistarea clienților sau clienții care vin la birou și întreținerea proviziilor de la birou. Acest lucru ar putea însemna să faceți un inventar al consumabilelor și să comandați ceea ce este necesar, precum și să păstrați evidența contabilă atentă. Un asistent administrativ profesionist trebuie să fie familiarizat cu echipamentele tehnologice din birou și să poată efectua reparații minore sau să decidă când să cheme pe cineva pentru a repara un echipament.
Un asistent administrativ profesionist are nevoie de capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii. El sau ea va trebui să decidă ce informații trebuie transmise șefului, precum și ce pot fi tratate în mod independent. Un asistent administrativ care funcționează într-un rol de manager de birou va trebui să se asigure că politicile biroului sunt menținute, ceea ce poate fi în ceea ce privește probleme precum codul vestimentar sau timpul liber solicitat. De asemenea, este important să fii sigur că se respectă lanțul de comandă, dacă biroul este un mediu mai formal.
Unii asistenți administrativi profesioniști se formează pentru a lucra în domenii specifice, cum ar fi domeniul juridic sau medical. Aceste domenii necesită în general o pregătire suplimentară pentru a învăța terminologia și metodologia specifice mediului în care vor lucra. Asistenții din aceste domenii sunt adesea plătiți cu salarii mai mari decât în mediile standard de birou.
Există multe programe de certificate și clase individuale disponibile pentru a pregăti asistenți administrativi. Aceste tipuri de instruire și certificări pot arăta excelent pe un CV și pot îmbunătăți șansele de a fi angajat. Cu toate acestea, mulți asistenți administrativi își învață pur și simplu abilitățile valoroase la locul de muncă și câștigă mariri și promovări prin ani de servicii de încredere.