Un asistent administrativ superior este un profesionist administrativ care asistă unul sau mai mulți membri ai managementului dintr-o organizație și poate, de asemenea, să supravegheze personalul administrativ de nivel de intrare. Pe măsură ce organizațiile se dezvoltă, acestea pot observa o creștere a volumului sarcinilor administrative și necesită mai mult decât un singur profesionist administrativ. Un rol de conducere este de obicei necesar într-o astfel de organizație pentru a lucra îndeaproape cu managementul și pentru a prelua funcții administrative care poartă un nivel de responsabilitate mai ridicat decât cel al personalului de nivel începător.
Directorii sau managerii unei organizații au adesea nevoie de un asistent administrativ superior sau de un asistent executiv care să acționeze în calitate de „gardian” sau reprezentant. În timp ce recepționerul sau funcționarul de la recepție al unei organizații ar putea saluta apelanții și vizitatorii care sosesc, un administrator senior este adesea următorul punct de contact pentru cei care doresc să contacteze conducerea. Acești indivizi gestionează adesea programe, itinerarii de călătorie și alte întâlniri pentru manageri dintr-o varietate de departamente, fie ele de marketing, IT sau resurse umane.
Deoarece au tendința de a reprezenta conducerea unei organizații atât în corespondența scrisă, cât și în cea verbală, cea mai importantă calificare pentru persoanele aflate în această poziție este aceea că au bune abilități de comunicare. În această calitate, responsabilitățile lor ar putea include redactarea de scrisori și e-mailuri, trimiterea apelurilor telefonice și preluarea stenografiei. Un asistent administrativ superior ar trebui să aibă, de asemenea, cunoștințe generale de lucru ale tuturor departamentelor din cadrul unei organizații. Acest lucru îl va pregăti să se ocupe de întrebările generale pe care le-ar putea primi sau să le direcționeze către personalul corespunzător al departamentului.
Pentru a deveni asistent administrativ senior, trebuie să aveți experiență combinată atât în administrarea generală a biroului, cât și în industria particulară a organizației. În acest sens, candidații ideali sunt adesea profesioniști administrativi de nivel entry-level deja angajați în cadrul organizației și care caută o promovare. În funcție de valorile organizației, unele roluri senior ar putea pune un accent mare pe acreditările academice, în timp ce altele ar putea fi mai interesate de mediul administrativ profesional al candidatului. Candidații cărora le lipsește experiența administrativă profesională, dar au experiență academică în domenii conexe, cum ar fi cursurile de dactilografiere sau de secretariat, ar putea fi mai potriviți pentru un loc de muncă administrativ la nivel de intrare înainte de a aplica pentru o poziție superioară.