Un catalog de baze de date este o funcție inclusă pe un server care permite utilizatorilor și administratorilor să verifice informații despre fiecare bază de date instalată pe acel server. Alături de informații comune, un catalog de baze de date conține și metadate pentru fiecare bază de date, cum ar fi câte tabele și rânduri sunt utilizate într-o anumită bază de date. O modalitate prin care administratorii pot verifica modificările bazei de date este să parcurgă catalogul, deoarece aceasta salvează toate modificările recente ale bazei de date împreună cu informații despre persoanele care au făcut modificările. De obicei, utilizatorii nu au acces sau au acces limitat la catalog; catalogul are automat un link de e-mail, astfel încât utilizatorii să poată e-mail administratorilor și să solicite acces.
Dacă proprietarul unei afaceri sau al unui site web are un server, atunci în mod normal există mai multe baze de date incluse pe acel server. Aceste baze de date pot deține diferite tipuri de informații sau pot fi utilizate pentru a maximiza pragul de stocare al fiecărei baze de date. Administratorilor poate fi dificil să utilizeze sau să reglementeze fiecare bază de date, dar catalogul bazei de date îi poate ajuta în această sarcină. Acest lucru se datorează faptului că catalogul salvează un fișier cu toate bazele de date, astfel încât administratorii nu vor uita de niciuna dintre ele.
Pe lângă numele fiecărei baze de date de pe server, un catalog de baze de date poate accesa și metadatele fiecărei baze de date. Aceste metadate conțin informații de bază despre baza de date, cum ar fi câte tabele sunt în prezent populate cu date și numărul de utilizatori care au acces la baza de date. Deși metadatele nu pot fi modificate, le ajută utilizatorilor și administratorilor să știe cât de mare este o bază de date dintr-o privire rapidă.
Catalogul bazei de date nu stochează doar metadate; de asemenea, stochează informații despre modificările recente. Această secțiune a catalogului prezintă toate modificările și afișează numele utilizatorului și adresa IP (Internet Protocol), astfel încât administratorii să știe cine este responsabil pentru modificări. Dacă modificarea dăunează bazei de date, atunci administratorii vor ști cine este de vină.
În timp ce administratorii au de obicei acces nelimitat la catalogul bazei de date, majoritatea utilizatorilor au acces limitat sau deloc. Acest lucru se datorează faptului că utilizatorii nu au nevoie de obicei de informații despre metadate și nici nu trebuie să știe în mod normal despre numărul de baze de date de pe un server. Dacă utilizatorii au nevoie de acces, catalogul are automat un link de e-mail care le permite utilizatorilor să trimită e-mail administratorilor să solicite acces. Administratorii pot acorda sau nu acest acces, pe baza motivelor și istoricului utilizatorilor.