Un dulap electronic de fișiere poate fi fie o referință metaforică la un sistem de stocare a documentelor și a altor informații pe un suport electronic, cum ar fi un hard disk de computer, fie se poate referi la un program real care ajută la crearea și menținerea înregistrărilor electronice. De multe ori, un dulap electronic de fișiere este menționat ca o modalitate de stocare digitală a documentelor fizice pentru a crește eficiența găsirii documentelor sau pentru a minimiza spațiul necesar pentru înregistrările fizice. Folosirea unui sistem de arhivare electronică poate permite mai multor utilizatori să acceseze informații simultan fără a se înghesui în fața unui dulap de fișiere fizic și, de asemenea, poate face ca informațiile pe care le conține sunt disponibile de la distanță prin conexiuni de rețea.
Nu există o singură definiție a ceea ce este de fapt un dulap electronic de fișiere; în schimb, termenul se referă în general la utilizarea stocării electronice într-un mod care aproximează un dulap de fișiere fizic. La un nivel foarte elementar, un singur director de pe hard diskul unui computer care conține unele documente sau alte fișiere este din punct de vedere tehnic un dulap electronic de fișiere, deoarece fișierele sunt separate, indexate și, uneori, pot fi căutate prin caracteristicile sistemului de operare. Un sistem electronic de arhivare foarte avansat ar putea folosi un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale (RDBMS), permițând în esență utilizatorilor să clasifice fiecare informație într-un cadru care apoi poate căuta sau reaminti informațiile într-un mod specific.
Există multe opțiuni disponibile atunci când utilizați un dulap electronic de fișiere pe care un dulap fizic nu le poate oferi. Întregul dulap de fișiere, în funcție de dimensiunea sa, poate fi copiat pe un dispozitiv digital sau pe un disc compact (CD), permițându-i să fie salvat, transferat sau transportat cu ușurință. De asemenea, poate fi disponibil printr-o rețea, astfel încât mai mulți utilizatori să îl poată accesa indiferent de locație. Informațiile din sistemul electronic de înregistrare pot fi protejate cu parolă sau criptate pentru un plus de securitate. În unele cazuri, documentele dintr-un sistem electronic pot fi căutate cu ușurință pentru anumite cuvinte cheie, ceea ce face unele informații mai ușor de localizat decât ar fi cu un cabinet fizic.
Unele aplicații care încearcă să ofere un sistem complet de management al informațiilor și documentelor pot fi numite software-uri pentru cabinete de fișiere electronice. Acestea includ adesea caracteristici și opțiuni asemănătoare bazelor de date pentru accesul la rețea sau generarea de rapoarte. În unele cazuri, seturi întregi de documente pot fi indexate de o aplicație, astfel încât acestea să fie ușor de citit printr-o interfață grafică cu utilizatorul (GUI).
Ocazional, pot apărea unele probleme în legătură cu utilizarea unui dulap electronic de fișiere. Una este că, dacă informațiile sunt preluate din surse online, atunci ar putea exista probleme de drepturi de autor implicate în stocarea documentelor fără permisiunea autorilor. O altă problemă, în special în domeniile care au legi puternice privind confidențialitatea, este că un sistem de bază de cabinet de fișiere electronice ar putea să nu ofere toate punctele de securitate și confidențialitate care sunt obligatorii, ceea ce înseamnă că un tip de sistem de înregistrări electronice mai intensiv, specific industriei, ar putea avea nevoie să să fie utilizat pentru date sensibile.