Un fax digital este un tip de document fax care este trimis și uneori primit ca document electronic, mai degrabă decât un document pe hârtie care este tipărit folosind un aparat de fax standard. Avantajul unui fax digital este că documentul electronic poate fi stocat într-un fișier pe hard diskul computerului și imprimat atunci când și pe măsură ce destinatarul necesită o copie pe hârtie. Considerată o alternativă mai ecologică la faxurile tradiționale, este posibilă trimiterea unui fax digital folosind hardware și software dezvoltat în acest scop.
Una dintre modalitățile cele mai comune pe care le folosesc consumatorii pentru a trimite sau a primi un fax digital este angajarea serviciilor unui furnizor de servicii de fax electronic. Cu această aplicație, clientului i se oferă acreditări de conectare pentru a accesa rețeaua furnizorului, încarcă o copie a documentului electronic pe care dorește să-l trimită, furnizează informațiile destinatarului și apoi trimite documentul. În funcție de modul în care destinatarul preferă să primească documentul, faxul poate fi direcționat către un aparat de fax tradițional și tipărit ca o copie tipărită sau poate fi sub forma unui fax de e-mail pe care destinatarul îl poate salva pe hard diskul computerului său. pentru utilizare ulterioară.
Pe lângă crearea unui cont la un furnizor de fax digital, este, de asemenea, posibil să achiziționați hardware care permite utilizatorilor să folosească orice tip de conexiune la Internet pentru a trimite sau a primi faxuri. Cu această aplicație, hardware-ul este atașat ca dispozitiv periferic la un desktop de laptop. Software-ul este apoi instalat pe computer pentru a permite dispozitivului atașat să ofere o funcție similară cu un fax standard. Multe modele permit utilizatorilor să introducă o copie pe hârtie a unui document pentru a fi trimis prin fax direct în dispozitiv, apoi să urmeze instrucțiunile de bază pentru a iniția trimiterea. De asemenea, unele modele permit utilizatorului să selecteze un fișier electronic salvat pe hard diskul computerului, să ofere informațiile de contact necesare destinatarului și să trimită faxul fără a fi nevoie să utilizeze o copie imprimată.
Unul dintre avantajele principale ale utilizării acestei abordări de fax este că cantitatea de hârtie consumată în proces este scăzută. Deoarece documentele electronice pot fi folosite în locul copiilor pe hârtie, acest lucru ajută la reducerea cheltuielilor de aprovizionare pentru un birou. În plus, ușurința de a extrage documente electronice și de a folosi fie un serviciu de fax digital, fie un fel de echipament atașat la computer înseamnă că utilizatorii pot trimite faxuri la costuri mai mici, lucru care este deosebit de important dacă afacerea utilizează în mod obișnuit faxul ca parte a operațiunea de afaceri.