Există mai multe metode care pot fi utilizate pentru a imprima pe un aparat de fax, în funcție de tipul de aparat de fax și de relația acestuia cu computerul utilizat. Dacă aparatul de fax este conectat la computer, sistemul de operare sau driverul de fax va permite de obicei ca unitatea să fie utilizată ca dispozitiv de imprimare standard, la fel ca o imprimantă normală de computer. În cazul unui aparat de fax care nu este atașat la computer prin cabluri sau un semnal fără fir, sau care se află într-o locație complet diferită, este necesar să utilizați un software de fax și un modem de fax pentru a apela aparatul și a trimite documentul prin intermediul protocoale standard de fax. Alternativ, dacă aparatul de fax face parte dintr-o rețea de la distanță, atunci este posibil să vă conectați la rețeaua exterioară și să imprimați la un aparat de fax de la distanță. Există, de asemenea, surse online care vor accepta documente sau imagini digitale și le vor trimite către un aparat de fax, eliminând necesitatea unui modem de fax pentru a imprima pe un aparat de fax.
Multe aparate de fax fac parte dintr-un aparat de birou cu mai multe utilizări, ceea ce înseamnă că aparatul este proiectat să funcționeze ca o imprimantă standard, precum și ca un fax sau scaner. Pentru a imprima pe un aparat de fax ca acesta, tot ceea ce este necesar sunt driverele adecvate pentru unitate. Pentru multe sisteme de operare, imprimarea pe un dispozitiv este abstractizată, așa că atâta timp cât aparatul de fax este selectat într-un dialog de imprimare ca dispozitiv de ieșire, acesta poate fi utilizat ca o imprimantă standard.
Poate fi mai complex să imprimați pe un aparat de fax care nu este proiectat ca dispozitiv periferic multifuncțional. Unele modele, în special modelele mai vechi cu conexiuni seriale, nu acceptă imprimarea directă de pe un computer. În aceste cazuri, singura modalitate de a imprima pe aparat este apelarea acestuia printr-un faxmodem.
În cazurile în care computerul nu este conectat la aparatul de fax sau aparatul se află în altă zonă, va fi necesară apelarea aparatului de fax. Pentru a imprima la un aparat de fax de la distanță de la un computer, sunt necesare un faxmodem și o linie telefonică standard. Aproape toate modemurile au capabilități de fax, ceea ce înseamnă că sunt capabile să efectueze handshaking-ul hardware necesar pentru a trimite și primi informații de fax. Liniile telefonice pot avea probleme dacă transportă un semnal de linie digitală de abonat (DSL) sau dacă sunt linii Voice over Internet Protocol (VoIP), care nu folosesc întotdeauna tonurile de apel standard necesare și ar putea necesita un filtru pentru a funcționa. Prin utilizarea software-ului de fax, documentele pot fi convertite în imagini și apoi trimise la aparatul de fax, care va imprima imaginea odată ce aceasta este primită.