Un furnizor de servicii de stocare este o companie care oferă altor companii ceva de care au nevoie disperată: spațiu de stocare. Acum că multe dintre operațiunile normale ale unei companii sunt efectuate electronic, nevoia de stocare a datelor este cu atât mai mare. Companiile au înregistrări financiare, informații de urmărire a clienților, înregistrări telefonice, chiar și agende ale întâlnirilor și note care trebuie să fie salvate și arhivate, gata pentru acces ușor. Furnizorii de servicii de stocare pot face toate acestea.
Percepția obișnuită despre stocarea datelor este aceea a unei companii care își face treaba: colectarea propriilor date și stocarea lor în felul său, fie că este vorba de discuri sau benzi sau hard disk. Acest lucru este în întregime adevărat pentru multe companii mari și mici, dar este complet neadevărat pentru multe alte companii cărora le lipsesc fie resursele, fie inițiativa de a-și stoca propriile date. Introduceți furnizorul de servicii de stocare. Datele unei companii – indiferent de ce sunt, pe măsură ce compania dorește să le salveze – sunt salvate într-o locație de la distanță, iar companiei i se oferă acces la acele informații ori de câte ori angajații săi o doresc, de obicei prin Internet și, de obicei, folosind un fel de criptare.
Un alt serviciu pe care un furnizor de servicii de stocare l-ar putea oferi clienților săi este backupul datelor. Acesta este un proces extrem de util, unul pentru care vor opta multe companii. Este adesea cazul ca furnizorii de servicii de stocare să aibă cele mai recente, cele mai bune și cele mai sigure metode pentru a face copii de rezervă ale datelor și a le păstra în siguranță. Alături de backup vine și arhivarea sau indexarea digitală. O companie va dori să poată căuta cu ușurință un anumit bloc de date, așa cum ar face un angajat pe hard disk-ul computerului său personal, iar furnizorii de servicii de stocare oferă de obicei acest serviciu ca un stimulent pentru a profita de ofertele lor.
O modalitate prin care un furnizor de servicii de stocare poate ajuta o companie mare este să consolideze datele din mai multe locații. O companie poate avea birouri în diferite locații fizice, fie în oraș, fie în țară. În aceste cazuri, companiei va avea dificultăți să-și stocheze toate datele într-un singur loc fizic, cu excepția cazului în care acel loc este un furnizor de servicii de stocare. Multe companii mari își acționează ca furnizor de servicii de stocare, dar multe alte companii își pun datele în mâinile experților, pentru backup, stocare, partajare și arhivare.