Titlul „funcționar de informații” oferă un indiciu despre responsabilitățile unei persoane în această poziție. Un funcționar de informații poate fi descris ca o persoană prin care circulă informațiile. Acestea includ atât informațiile primite, cum ar fi apelurile telefonice și mesajele, cât și informațiile trimise, cum ar fi e-mailurile și informațiile despre companie. Ea este, de asemenea, o persoană care gestionează informații prin intermediul unor sarcini precum organizarea, clasarea și distribuirea documentelor.
Atribuțiile specifice ale unui funcționar de informații pot varia. Acestea se bazează adesea pe afacerea și industria în care lucrează o persoană cu această poziție. Majoritatea funcționarilor de informații îndeplinesc sarcini care pot fi descrise colectiv ca funcții de birou de bază. Aceasta înseamnă că o persoană care este interesată să obțină o astfel de poziție poate dori să se familiarizeze cu anumite echipamente de birou. Potrivit Biroului de Muncă și Statistică (BLS), funcționarii de informații folosesc telefonul, computerele personale și alte dispozitive electronice pentru a trimite documente prin e-mail și fax.
Telefoanele sunt, în general, o parte importantă a muncii unui funcționar de informații. O parte semnificativă din timpul ei poate fi petrecută acceptând apeluri telefonice. Telefoanele care sunt folosite în mod normal de persoanele aflate în aceste poziții nu sunt ca cele găsite într-un cadru casnic. Este posibil ca aceste mașini să fie proiectate pentru a găzdui mai multe linii, transferul de apeluri și comunicații între birouri. Este, de asemenea, probabil ca o persoană în această poziție să devină competentă în lucrul cu serviciile de răspuns pentru a gestiona apelurile care sunt interceptate în acest mod.
Cunoștințele de calculator sunt de obicei importante pentru un funcționar de informații. Oricine intenționează să lucreze într-o astfel de poziție ar trebui să fie familiarizat cu software-ul popular de procesare de text și foi de calcul. Unele locuri de muncă pot necesita alte abilități de calculator, cum ar fi gestionarea bazelor de date, aplicații de programare sau calendar și programe specifice industriei.
Faxurile sunt echipamente care permit transmiterea documentelor prin linii telefonice. Funcționarii de informații au de obicei responsabilitatea de a trimite și de a primi informații în acest mod. În același timp, aceste persoane au, de obicei, responsabilitatea de a accepta și trimite documente și colete prin e-mail, curier și servicii poștale. Acest lucru evidențiază necesitatea ca o persoană în această poziție să aibă abilități organizaționale puternice și să fie multi-tasker.
Obligațiile interoficiale ale unui funcționar de informații sunt adesea întrerupte de responsabilitățile sale de a interacționa cu publicul. O persoană în această poziție poate fi primul punct de contact cu clienții și cu alte persoane care vizitează o afacere. Ar putea fi sarcina ei să determine dacă și când o persoană poate avea acces la alte persoane din organizație.