Un extrabilanț este o modalitate de a ține evidența unui activ sau a unei datorii fără a o include în sistemul principal de contabilitate. Majoritatea companiilor au două metode de gestionare a activelor și datoriilor, cunoscute sub denumirea de bilanț și în afara bilanțului, și uneori denumite contabilitate în contabilitate și în afara contabilității. Activele și datoriile aflate în bilanț sunt tranzacții standard pe care compania le deține și pentru care este direct responsabilă, în timp ce tranzacțiile în afara bilanțului sunt pentru circumstanțe în care compania nu deține proprietatea directă a banilor. Acest termen este, de asemenea, un mod comun de a descrie practicile contabile ilicite.
Cea mai mare diferență între activele sau datorii din bilanț și din afara bilanțului este proprietatea. Atunci când un activ sau o datorie aparține unei companii, aceasta poate face aproape orice dorește cu banii, cum ar fi lichidarea activelor și cheltuirea banilor, reinvestirea în propria companie sau vânzarea datoriilor către alte instituții. Dacă banii nu aparțin companiei, aceasta nu poate face nimic fără acordul proprietarului.
Utilizări comune
Majoritatea companiilor folosesc aproape exclusiv un sistem on-book. Locuri precum magazinele de vânzare cu amănuntul și restaurantele nu au nevoie comună de contabilitate în afara contabilității; singurele locuri în care practica este comună sunt în instituțiile financiare și brokerajele. Aceste companii dețin adesea bani și active pentru alte părți și, deși aceste active sunt în sistemul companiei, ele nu aparțin de fapt companiei.
Deși multe bănci folosesc sistemul extrabilanțiar, acesta nu este necesar pentru fiecare tranzacție bancară. De exemplu, atunci când o persoană dă bani unei bănci, aceasta face parte dintr-un contract pe care l-a încheiat când și-a deschis un cont. Banii pe care îi deține banca îi aparțin de fapt persoanei și îi poate folosi după bunul plac. Când o persoană primește bani la bancă, de fapt își primește banii înapoi, ceea ce înseamnă că tranzacția este de fapt considerată ca parte a sistemului on-book. Ca urmare, cea mai mare parte a contabilității instituțiilor se face cu bilanțul.
O tranzacție este listată în afara bilanțului numai dacă instituția care deține banii nu are niciun control în afara beneficiului contractual direct. Această situație apare de fapt în doar câteva cazuri, iar cele mai multe dintre ele implică păstrarea banilor în încredere. De exemplu, dacă o casă de brokeraj deține o sumă mică din banii unui investitor ca garanție împotriva unei scăderi a pieței de valori, banii respectivi nu aparțin de fapt companiei până când îi ia pentru a acoperi o pierdere. Până în acel moment, banii sunt în conturile casei de brokeraj, dar compania nu îi poate folosi.
Înregistrarea tranzacțiilor ilicite
În afara bilanţului este, de asemenea, o metodă comună de descriere a tranzacţiilor care sunt ilegale. Aceste tranzacții au loc în afara registrelor oficiale ale companiei. Indiferent de originea sa, orice bani care intră sau ies trebuie să fie contabilizați. În trecut, acest lucru a condus la practica utilizării a două registre contabile, unul oficial și altul nu, creând un sistem on-book și off-book.