O secretară automată este un dispozitiv care direcționează apelurile într-un birou. Aceste dispozitive sunt adesea folosite de întreprinderile mici ca o modalitate de a oferi un filtru de bază între birou și apelurile telefonice nedorite, cum ar fi telemarketerii sau numerele greșite. Afacerile mai mari vor avea adesea o secretară reală pentru a îndeplini această funcție, ceea ce face ca secretara automatizată să fie redundantă. Acest termen este adesea folosit sinonim cu secretarul virtual, dar cele două sunt de fapt foarte diferite. O secretară virtuală este o persoană reală, dar nu una care este prezentă în afacerea în sine.
În cele mai multe cazuri, o secretară automată este o cutie mică care se conectează la linia telefonică dintre telefon și perete. Când un număr cunoscut și aprobat apelează linia, secretarul va permite apelului să ajungă direct la telefon. Dacă sună un număr neaprobat, necunoscut sau restricționat, secretarul automat îl va intercepta.
În general, o interceptare de acest tip înseamnă că un sistem automat răspunde la apel și solicită informații de bază de la apelant. După ce primește răspunsuri la întrebările sale, dispozitivul va suna telefonul conectat și va transmite acele informații către receptor – care apoi are opțiunea de a prelua apelul. Dacă numărul este cunoscut ca fiind prost sau destinatarul respinge apelul, apelul va fi direcționat către mesageria vocală sau pur și simplu deconectat.
O greșeală comună este să presupunem că o secretară virtuală și una automată sunt același lucru. O secretară virtuală este un contractant independent care operează ca secretară dintr-o locație îndepărtată. În mod obișnuit, acești lucrători vor avea un birou la domiciliu și vor efectua o activitate de secretariat comună, adesea pentru mai multe companii diferite. Sarcinile comune includ răspunsul la telefon, transcrierea scrisorilor sau discursurilor înregistrate și aranjamentele de călătorie.
Chiar dacă cele două tipuri de secretari sunt foarte diferite, au o metodologie generală similară. Îndepărtând atât spațiul, cât și costul unei secretare tradiționale, o afacere poate funcționa cu o taxă generală mult mai mică. Acest lucru permite unei afaceri să funcționeze la un nivel în care este posibil să fi dat faliment în cadrul sistemului tradițional. În plus, utilizarea funcțiilor automate ale telefonului unei secretare virtuale va permite adesea unei afaceri să pară mai mare și mai bine organizată.
În cazul secretarei virtuale, externalizarea muncii oferă beneficii suplimentare. Un singur lucrător poate lucra pentru mai multe companii simultan, în loc să fie forțat să aibă un singur loc de muncă cu fracțiune de normă. În plus, lucrul de acasă permite persoanelor cu copii mici, dizabilități sau programe imprevizibile să continue să lucreze în forța de muncă.