Oricine lucrează în prezent într-un birou, chiar și într-un birou virtual, va lucra adesea cu un server de imprimare. Este pur și simplu un dispozitiv care permite stațiilor de lucru computerizate să interfațeze cu una sau mai multe imprimante care sunt partajate într-o rețea. Fiecare stație are capacitatea de a desemna una dintre imprimantele din rețea ca imprimantă implicită, dar poate alege întotdeauna să trimită o lucrare de imprimare la oricare dintre celelalte imprimante recunoscute de server.
Serverul de imprimare în sine poate fi fie sub forma unui computer mic care acționează împreună cu serverele de birou principale – presupunând că există un server de rezervă, precum și serverul principal – pentru a permite capacitatea de imprimare, fie poate fi încărcat efectiv pe serverul principal. . În multe situații, unul dintre computerele din grupul de rețea este desemnat ca server de imprimare. Software-ul esențial pentru a permite această funcție este încărcat pe hard disk-ul computerului care va servi acestui scop.
Odată ce hardware-ul este încărcat și instalat, software-ul poate fi configurat să recunoască toate imprimantele din birou, precum și toate stațiile de lucru cărora li se permite accesul la funcțiile serverului. Odată stabilite acreditările, fiecare stație de lucru poate fi configurată să se conecteze la server pentru capabilități de imprimare, inclusiv acordarea sau restricționarea drepturilor pentru oricare dintre imprimantele care sunt recunoscute de server.
Ceea ce face acest aranjament este să se asigure că există întotdeauna o imprimantă disponibilă pentru orice membru al echipei de birou care trebuie să proceseze o lucrare de imprimare. Dacă o imprimantă este temporar nefuncțională dintr-un anumit motiv, atunci este o sarcină simplă să trimiteți lucrarea de imprimare la o altă imprimantă din rețea. Având un server care permite accesul la mai multe imprimante economisește timp, bani și multă frustrare.
Chiar și un mediu acasă poate beneficia de prezența unui server de imprimare. În loc de imprimante conectate la fiecare computer individual din casă, utilizatorii pot pur și simplu să cumpere o imprimantă bună și să o plaseze într-o locație centrală din casă. Adulții pot folosi imprimanta centrală pentru proiecte de lucru la domiciliu, în timp ce copiii o pot folosi pentru a tipări temele pentru acasă.
Un avantaj al utilizării unei stații de lucru pe computer ca server de imprimare este că, dacă ceva nu merge bine cu hard diskul, este o sarcină simplă să încărcați software-ul serverului imprimantei pe o altă stație de lucru și să configurați configurațiile. Fără a aștepta instalarea unui nou dispozitiv, proiectele de lucru pot progresa cu puțin timp sau fără timp pierdut.