Utilizând managementul serverului de imprimare, administratorii pot conecta imprimantele de la distanță la rețele și își pot gestiona sarcinile. Utilizatorii de la distanță pot accesa apoi rețeaua și pot trimite lucrări de imprimare către imprimante partajate. Prin managementul serverului de imprimare, administratorii pot fi la curent cu orice probleme legate de imprimantele lor. Administratorii pot, de asemenea, să vizualizeze, să gestioneze și să efectueze sarcini și să acceseze rapoartele imprimantei.
Serverele de imprimare permit administratorilor accesul la toate imprimantele conectate la o rețea. Managementul serverului de imprimare se referă la managementul pe care administratorii o desfășoară în care supraveghează și, dacă este necesar, modifică operațiunile imprimantelor din rețea. Administratorii sau tehnicienii de birou pot monitoriza starea serverului de imprimare și pot fi solicitați cu actualizări de stare în timp real ale imprimantelor partajate. Acest lucru ține administratorii și tehnicienii de birou la curent cu funcționalitatea imprimantei și a serverului de imprimare.
În general, cineva care se angajează în gestionarea imprimantelor ar trebui să poată determina starea de disponibilitate a imprimantelor partajate în orice moment. În multe privințe, managementul serverului de imprimare acționează ca un apel nominal tehnic pentru imprimantele dintr-o rețea. Administratorii sau tehnicienii de birou pot determina, de asemenea, cât de „sănătoase” sunt imprimantele conectate. Eșecurile de imprimare și alte probleme ale imprimantei care compromit funcționalitatea pot fi raportate prin intermediul managerului de imprimantă și rezolvate în consecință.
Gestionarea serverului de imprimare oferă multe beneficii. Angajându-se în strategii de gestionare a imprimării, administratorii pot economisi bani și pot preveni apariția problemelor majore de sistem. De exemplu, dacă un administrator detectează o problemă critică cu serverele de imprimare prin gestionarea serverului de imprimare, el poate fi capabil să evite întreruperile de curent și ca serverele de imprimantă să devină indisponibile. În mod similar, monitorizarea sănătății serverului imprimantei și acordarea de atenție indicatorilor de performanță pot scuti administratorul de costuri mari de reparații dacă poate detecta și rezolva o problemă critică înainte ca aceasta să ajungă la un punct de negestionat. În acest fel, gestionarea serverului de imprimare poate fi ca o poliță de asigurare împotriva defecțiunilor imprimantei și a problemelor critice ale rețelei.
Problemele generale de întreținere pot fi rezolvate și prin gestionarea serverului de imprimare. De exemplu, cineva cu permisiunea de gestionare a imprimantei poate arunca o privire la un manager de imprimare și poate curăța cozile pline cu lucrări de imprimare în exces sau nedorite. Cozile de tăiere pot duce la o performanță mai bună și pot economisi resurse partajate precum hârtie și memoria computerului. Driverele de imprimantă pot fi, de asemenea, controlate prin managementul imprimării, astfel încât să eficientizeze abilitățile imprimantelor de a-și îndeplini sarcinile. Acest lucru poate fi de asemenea util dacă problemele imprimantei necesită vreodată depanare și un administrator trebuie să manipuleze driverele pentru a găsi o soluție.