Considerat o funcție primară importantă, serviciul de prezență este o platformă încorporată în tehnologiile de comunicare care permite utilizatorilor să introducă informații despre disponibilitate, să stocheze acea intrare și să o transmită într-o rețea. Serviciile de prezență premium oferă utilizatorilor o varietate de capabilități pentru a difuza disponibilitatea, activitățile curente, locațiile și metodele preferate de contact. Cel mai frecvent identificată pe platformele de mesagerie instantanee, tehnologia permite utilizatorilor să comunice atunci când este convenabil, cunoscând deja metoda preferată de comunicare și disponibilitatea altor părți. Serviciul se extinde și în mediul de afaceri, unde aplicațiile de comunicare pot profita de prezența utilizatorului pentru a transmite informații critice despre utilizatori în rețeaua corporativă, ceea ce a stârnit atât critici, cât și aclamații.
Serviciile eficiente de prezență vor încorpora o gamă largă de opțiuni și vor contribui la îndeplinirea unei diversități de sarcini legate de comunicare. În mod obișnuit, serviciul va suporta multe tipuri de dispozitive și va folosi un sistem central pentru a gestiona politicile individuale și organizaționale, cel mai adesea pe un server. Deși este cel mai recunoscut în serviciile de mesagerie instantanee, serviciul de prezență se poate extinde și la apelurile vocale sau aproape orice altă formă de comunicare. Serviciul de prezență poate facilita apelurile conferință, conferința video și serviciile de mesagerie unificate.
Serverele, însă, nu sunt întotdeauna o cerință. Organizațiile pot implementa, de asemenea, serviciul de prezență ca o legătură directă de comunicare între utilizatori. Acest lucru este util pentru rețelele mici care nu au mulți utilizatori sau în cazurile în care utilizatorii inițiază conexiuni directe, cum ar fi printr-o linie telefonică. Într-un astfel de caz, serviciul de prezență se manifestă sub forma unui semnal de ocupat sau a unei înregistrări care afirmă că interlocutorul nu este disponibil dacă nu poate ajunge la telefon.
Serviciul Presences poate ajuta centrele de procese de afaceri și departamentele de servicii pentru clienți să funcționeze mai eficient. Cu astfel de capabilități, organizațiile pot elimina pierderea de timp asociată cu activități cunoscute sub denumirea de „etichetă de telefon” sau „etichetă de e-mail”, în care părțile schimbă încercări de a se contacta între ele fără a lua vreodată contact direct. Serviciile de prezență de încredere le vor permite angajaților să evalueze rapid când alți utilizatori sunt disponibili și să reacționeze în consecință. Pentru a exemplifica, dacă un manager de departament trebuie să organizeze o întâlnire rapidă, el sau ea poate verifica rețeaua pentru a afla ce angajați sunt disponibili și cum să îi contacteze. După aceea, managerul poate cere doar celor disponibili să participe, fără a-i întrerupe pe cei ocupați.
Deși există multe beneficii acordate serviciului de prezență, există și unele critici. Confidențialitatea este o preocupare majoră pentru utilizatorii din rețelele care folosesc o astfel de tehnologie. De exemplu, dacă un angajat are o zi liberă și politica organizațională o dictează, sistemul poate furniza numărul său de telefon de acasă și poate indica statutul său. Astfel de scenarii fac mai ușor pentru alți angajați să inițieze contactul pentru a discuta despre activitățile de lucru, eventual perturbând ocaziile private.
Proliferarea rețelelor și dependența de informații și comunicare în timp real este motivul pentru care serviciul de prezență este considerat numeroșii mei oameni a fi un pilon, construit în fundația multor tehnologii de comunicare. Începând cu 2011, experții se așteptau ca această tendință să continue. Schimbările ar putea avea loc ca răspuns la preocupări sociale, cum ar fi confidențialitatea, dar s-a considerat că acest lucru ar putea afecta politicile organizaționale mai degrabă decât tehnologia în sine.