Un depozit este zona pe care o întreprindere o folosește pentru a depozita articolele de inventar. Inventarul include în mod normal produse pe care o întreprindere le vinde sau le produce și, în multe cazuri, poate include materiale și unelte care sunt utilizate în procesele de producție. Atunci când o întreprindere are un sistem de gestionare a depozitelor, acea companie a implementat un flux de lucru sau un set de pași care trebuie parcursi atunci când articolele de inventar sunt primite, expediate sau implementate în alte locații. Acest sistem poate fi folosit și pentru a urmări numărul și starea de sănătate a diferitelor articole, permițând astfel managerilor de depozit să stabilească când să reaprovizioneze, să repare și să înlocuiască articolele.
Majoritatea experților în procese de afaceri consideră un depozit o parte importantă a lanțului de aprovizionare. Lanțul de aprovizionare descrie toate etapele prin care trec produsele, începând cu producția și terminând cu introducerea pe piață. Eficacitatea unui sistem de management al depozitelor influențează și este afectată de factori precum viteza de producție, nivelul cererii și prețurile.
Un manager de stoc sau de depozit este, în general, responsabil pentru proiectarea și optimizarea unui sistem de management al depozitului. El sau ea poate fi responsabil pentru ținerea pasului cu noile tendințe în tehnologie care pot îmbunătăți eficiența unui sistem. De asemenea, un manager poate monitoriza domeniile în care costurile pot fi reduse și poate determina soluții de îmbunătățire.
Este obișnuit ca un manager să încorporeze tehnologia de urmărire a activelor într-un sistem de management al depozitului. Unele dintre cele mai comune tipuri de sisteme de urmărire a activelor implică scanarea codurilor de bare sau citirea etichetelor de identificare prin radiofrecvență (RFID). Fiecare dintre aceste tehnologii le permite lucrătorilor din depozit să scaneze articolele de inventar pentru a citi informații despre articolele de pe monitorul computerului, cum ar fi data de primire, notele utilizatorului și informații despre contract atunci când articolele scanate sunt închiriate.
Acest tip de sistem de management al depozitelor necesită utilizarea unei baze de date primare. Informațiile referitoare la toate articolele dintr-un depozit sunt stocate într-o bază de date. Majoritatea depozitelor includ un număr de angajați și stații de lucru. Întreprinderile mai mari ar putea avea nevoie de mai multe depozite care să comunice între ele. Din aceste motive, o bază de date face în mod normal parte dintr-o rețea locală (LAN). Un LAN descrie serverele, stațiile de lucru, imprimantele și toate celelalte componente legate de computer care interacționează în operațiunile de zi cu zi într-o locație geografică limitată.
Pentru a crea un sistem eficient de management al depozitului, un manager poate decide cum este utilizată tehnologia de urmărire a activelor. El sau ea poate fi responsabil pentru determinarea informațiilor care aparțin unei baze de date și ce stil de notare ar trebui să folosească angajații atunci când actualizează fișierele. Managerii instruiesc și evaluează periodic lucrătorii în utilizarea unui sistem.