Programarea fluidă a fluxului de lucru poate crește profitabilitatea unei afaceri și poate duce la un loc de muncă mai eficient. Primul sfat pentru a realiza o programare optimă a fluxului de lucru este definirea cu acuratețe a proceselor implicate în fluxul de lucru. Uneori, aceste procese sunt deja în funcțiune în schema actuală de producție. În alte cazuri, un proces trebuie definit pentru prima dată. Definirea unui proces presupune disecarea și enumerarea fiecărei acțiuni care se realizează prin mijloace mecanizate și de către personal. Numai prin înțelegerea interacțiunii acțiunilor implicate pot fi realizate îmbunătățiri ale eficienței procesului.
În sensul tehnic al cuvântului, un proces este o secvență de sarcini legate cronologic și întreprinse colectiv pentru a adăuga valoare prin procesarea unei resurse într-o ieșire. Acea ieșire poate fi utilizată ulterior într-un alt proces și așa mai departe, deoarece fiecare pas adaugă valoare rezultatului final. Un exemplu de sarcină de flux de lucru ar putea fi un angajat care examinează o comandă de achiziție. Un proces ar consta, de exemplu, din toate sarcinile implicate în achiziționarea unui articol. Dacă fiecare proces este definit corect, întreaga interacțiune a producției, folosind atât mașini, cât și oameni, va atinge un nivel mai ridicat de productivitate.
Într-o măsură, cele mai bune sfaturi de programare a fluxului de lucru depind de tipul de flux de lucru programat. În multe cazuri, un sfat important este să investești în tehnologia de gestionare a documentelor, care poate elimina sau reduce numărul de ori când o bucată de hârtie trebuie manipulată de către personal. În același timp, se câștigă și eficiență în evitarea timpului petrecut căutând documente nelocate. Scanarea documentației pentru intrarea într-un computer nu crește neapărat eficiența fluxului de lucru, mai ales dacă acele procese electronice dublează aceleași ineficiențe care au apărut în manipularea copiilor pe hârtie.
Un alt sfat este să planificați cu atenție atunci când instalați un nou sistem software de management de proiect. Alocați timp suficient de pregătire pentru personal. Închiderea unei întregi operațiuni timp de o săptămână pentru a instrui personalul pe o nouă serie de procese poate părea extremă. Totuși, dacă rezultă angajați pregătiți corespunzător, care se simt confortabil cu noul sistem de planificare a fluxului de lucru, atunci poate fi o investiție înțeleaptă amortizată în timp.
Un sfat general care se aplică multor elemente ale afacerii, nu numai programării fluxului de lucru, este să investești într-o cultură corporativă care să le permită lucrătorilor să se vadă ca părți esențiale ale procesului fluxului de lucru. Importanța comunicării în programarea fluxului de lucru este critică pentru a evita degradarea unui proces, deoarece cultura umană are un impact extraordinar asupra cât de bine va funcționa planificarea fluxului de lucru în lumea reală. Ceea ce pare optim într-o schemă poate evolua și se poate schimba în moduri neașteptate, datorită factorului uman de la locul de muncă.