Un sistem de management al întreținerii este un sistem care ajută companiile să gestioneze activele și echipamentele, astfel încât operațiunile să poată rula fără probleme și productiv. Cel mai comun și preferat tip de sistem din ultimii ani este sistemul computerizat de management al întreținerii (CMMS), care utilizează software special conceput pentru a gestiona înregistrările. Programul trebuie să urmărească problemele care sunt relevante pentru o afacere, astfel încât sarcinile importante să fie finalizate.
Sistemele computerizate de management al întreținerii sunt adesea preferate în detrimentul sistemelor de documente, deoarece tind să fie mai rapide și să permită o utilizare mai eficientă a forței de muncă. Este alocat mai puțin timp realizării înregistrărilor scrise de mână pentru a documenta și urmări sarcinile. Unele dintre cele mai comune funcții ale unui CMMS sunt păstrarea unei liste de active, controlul inventarului, urmărirea întreținerii programate și neprogramate și asigurarea respectării protocoalelor de siguranță.
Software-ul utilizat pentru operarea unui sistem computerizat de management al întreținerii poate reprezenta un cost semnificativ. Liderii de afaceri pot evalua dacă este o investiție bună proiectând dacă sistemul va crește durata de viață a activelor, va reduce costurile de operare și va permite accesul mai rapid la rapoartele legate de întreținere. De exemplu, spitalele folosesc adesea un CMMS, deoarece defectarea echipamentelor esențiale ar putea duce la o situație de viață sau de moarte pentru pacienți. Un CMMS este, de asemenea, util pentru întreprinderile de producție care operează o mulțime de echipamente.
Pentru a stabili un program de întreținere cu un sistem computerizat de management al întreținerii, o afacere trebuie mai întâi să introducă înregistrări ale activelor sale. Acestea includ informații despre bun, cum ar fi numele și numărul de serie, când și unde a fost achiziționat și departamentul în care se află. Întreținerea preventivă poate include nu numai programul de întreținere a echipamentelor, ci și disponibilitatea echipelor de lucru. Dacă este necesar, CMMS poate enumera și tipul de întreținere necesar echipamentului.
Un sistem computerizat de management al întreținerii poate fi utilizat pentru a gestiona o serie de detalii legate de întreținerea în curs și defecțiunile echipamentelor. Acestea includ costurile cu forța de muncă și orele suplimentare, restanțele de muncă, timpul necesar pentru a face reparații și pierderea de productivitate din cauza defecțiunilor echipamentelor. Înregistrarea defecțiunilor echipamentului poate ajuta la determinarea dacă este rentabil să continuați să reparați echipamentul sau să îl înlocuiți.
Un alt avantaj al unui CMMS este că poate seta un protocol pe care să-l urmeze angajații atunci când echipamentul se defectează. Acest lucru poate crește eficiența, deoarece același lanț de comandă este urmat de fiecare dată. Pentru companiile mari cu multe echipamente, notificările se vor face probabil prin intermediul unui sistem informatic. De exemplu, un lucrător de producție poate notifica departamentul de întreținere corespunzător introducând informațiile pe un computer situat într-o zonă de lucru. Un supervizor de întreținere va urmări și controla toate lucrările legate de cererea de reparație.
Înainte de a decide asupra unui sistem computerizat de management al întreținerii, liderii de afaceri pentru o companie ar trebui să evalueze ce funcții trebuie să aibă software-ul. De asemenea, este util să aveți o listă de funcții pe care ar fi bine să le aveți și cele care nu sunt necesare. Pe baza acestor informații, un CMMS poate fi proiectat pentru a răspunde nevoilor unei afaceri.