Atunci când planificarea întreținerii nu este efectuată în mod eficient, poate duce la pierderi mari de timp și bani de producție. Este datoria planificatorilor de întreținere să dezvolte metode pentru a preveni risipa excesivă. O modalitate prin care se poate face acest lucru este ca planificatorii de întreținere să-și amintească care sunt responsabilitățile lor. De asemenea, ar trebui să elaboreze comenzi complete de service și să mențină fișiere istorice bune.
Experiența tinde să arate că planificarea întreținerii poate avea unul dintre cele mai mari efecte asupra bugetului unei companii. Mulți oameni din industrie au observat că, chiar și atunci când sunt angajați planificatori de întreținere, bugetele sunt încă prea des afectate negativ. Un motiv principal pentru aceasta este că planificatorii de întreținere tind să fie ocupați cu locuri de muncă care nu sunt ale lor.
Planificarea eficientă a întreținerii necesită, în general, o persoană care este angajată și concentrată asupra sarcinilor sale. Planificarea într-o manieră care reduce risipa nu este o sarcină simplă. Este nevoie de o persoană să facă o mare cantitate de cercetare, evaluare și calcule. De asemenea, implică comunicarea și coordonarea cu ceilalți. Acest loc de muncă poate deveni copleșitor atunci când sunt asumate sarcini care nu au legătură, cum ar fi programarea întreținerii sau supravegherea.
Planificarea întreținerii este ceva care trebuie făcut cu mult înainte. A aștepta până când apar spargeri sau defecțiuni majore nu este planificare. Acest lucru duce la o pierdere a controlului care poate fi costisitoare. În schimb, o metodă mai bună este să ai planuri care să aștepte cel puțin un an, dacă nu 18 luni. Pregătirea planificatorului de întreținere ar trebui să fie afișată printr-o comandă de service solidă, un program eficient de oprire și fișiere istorice competente.
O comandă de service poate fi considerată solidă dacă conține tot ceea ce trebuie comunicat tuturor celor care vor fi implicați într-o viitoare lucrare de întreținere. Acest document poate fi vizualizat de conducerea superioară, tehnicieni și contabili. Prin urmare, munca preconizată a fi realizată ar trebui să fie clar conturată. Trebuie incluse materialele necesare pentru finalizarea lucrării. În plus, ar trebui incluse elemente precum schițe, jurnalele de probleme și instrucțiuni speciale.
Programul de oprire este important pentru cazurile în care o instalație sau un echipament esențial trebuie să fie închis pentru o perioadă. Planificatorul de întreținere ar trebui să fie capabil să facă ipoteze educate cu privire la cât de lungă va dura acea perioadă. De asemenea, ar trebui să sublinieze toate proiectele de întreținere care urmează să fie realizate în acest timp. Planificarea lui ar trebui să includă modul în care va fi folosită forța de muncă pentru a nu genera pierderi în acest sens.
Multe dintre evaluările efectuate în timpul planificării întreținerii ar trebui să se bazeze pe fișierele istorice. Aceste documente ar trebui să ofere detalii detaliate despre istoricul tuturor echipamentelor. Aceasta poate include orice tipare de întreținere sau probleme în curs. Aceste fișiere ar trebui, de asemenea, să poată oferi o bază pentru presupuneri și cercetări cu privire la durata și costurile de întreținere.