Un ventilator de birou este de obicei un ventilator de dimensiuni mici și portabil, astfel încât poate fi mutat cu ușurință și așezat deasupra unui birou fără a fi greu de manevrat sau a ocupa prea mult spațiu. Ventilatoarele de birou sunt văzute frecvent în birouri și școli în timpul lunilor fierbinți, oferind o sursă de răcire ușoară, fără cheltuiala aerului condiționat. Unele ventilatoare de birou sunt staționare, în timp ce altele au un cap pivotant sau o grilă rotativă care creează un efect de oscilație, similar cu cel al majorității ventilatoarelor de podea mai mari, dar într-un pachet mult mai mic. Câteva variații în ceea ce privește dimensiunea, sursa de alimentare și funcționalitatea fac de obicei un ventilator de birou o soluție fezabilă pentru majoritatea situațiilor de birou sau școală.
Unele caracteristici care fac un ventilator de birou mai portabil sunt un cablu lung, o greutate redusă și opțiuni de transport. Adesea, ventilatoarele mai mari au cabluri mai scurte, necesitând ca produsul să fie plasat lângă o priză de perete. Cablurile lungi fac posibilă așezarea ventilatorului de birou pe un birou sau pe un blat de masă și totodată să îl poată conecta la o priză de pe un perete din apropiere. De obicei, ventilatoarele de birou sunt fabricate din plastic, ceea ce le face mult mai ușoare decât unele dintre ventilatoarele de podea metalice mai grele. De asemenea, ventilatoarele de birou sunt adesea echipate cu un mâner, un șnur sau chiar o geantă care face ventilatorul mai ușor de transportat.
Multe tipuri de ventilatoare de birou sunt capabile să sufle o ceață ușoară prin palele ventilatorului pentru a oferi un efect de răcire și mai bun. Este posibil ca acestea să nu fie o opțiune în unele locații din cauza umidității adăugate, dar unii utilizatori de ventilatoare de ceață insistă că efectul de răcire adăugat merită. Opțiunea de ceață este, de obicei, detașabilă sau poate fi dezactivată, astfel încât utilizatorul să nu se ude. Aceasta este o caracteristică comună care se găsește și la ventilatoarele personale de mână. Unele ventilatoare de birou au un mod de iarnă care suflă aer cald în loc de rece și acționează ca un fel de încălzitor portabil.
Unele tipuri de ventilatoare de birou pot, de asemenea, să funcționeze din surse alternative de alimentare pentru a face utilizarea la birou mai convenabilă. Utilizarea alternativă a energiei poate include ventilatoare alimentate de computer sau cu baterie. Un ventilator de birou care funcționează de la alimentarea computerului are un ștecher care se potrivește într-un port de computer, nu într-o priză de perete. Ventilatoarele alimentate cu baterii sunt de obicei foarte mici și nu sunt la fel de puternice, dar sunt extrem de portabile și pot fi mai puțin costisitoare. Acești evantai mici sunt, de asemenea, mai probabil să fie acceptați în sălile de clasă.