Un buget, definit practic, este un plan financiar strategic. De obicei ia în considerare veniturile și cheltuielile. În acest sens, ar putea fi necesar să se ia în considerare o serie de alți factori, cum ar fi disponibilitatea forței de muncă și a materiei prime. O variație bugetară apare atunci când există o diferență între plan și rezultat.
Atunci când se ia în considerare variația bugetului, poate fi foarte important să se facă diferența între lucrurile care afectează bugetul care pot fi controlate și cele care nu. Există o serie de motive pentru care poate apărea o variație bugetară. Un motiv este că bugetul a fost prost planificat. Acesta este un exemplu de factor controlabil.
Unele cauze ale variației bugetare pot fi controlate. Costurile cu forța de muncă sunt un alt exemplu. O companie își poate controla cheltuielile în acest domeniu luând decizii precum interzicerea orelor suplimentare și externalizarea proiectelor care altfel ar necesita membri ai personalului cu salarii mari.
Unele cauze ale variației bugetare sunt de necontrolat. Factorii din această categorie sunt de obicei externi. Aceasta înseamnă că acești factori sunt determinați de entități din afara companiei care a realizat bugetul. O creștere a prețurilor la utilități poate fi un exemplu de factor incontrolabil. Dacă un dezastru natural provoacă o penurie a unor materii prime, acesta este și un factor incontrolabil.
Când se ia în considerare o variație bugetară, ea nu ar trebui să presupună automat că se referă la pierderi. O variație bugetară poate fi fie pozitivă, fie negativă. Când este pozitivă, este denumită în mod obișnuit o variație favorabilă. Când este negativă, este considerată o variație nefavorabilă.
Există mai multe categorii de variații bugetare. Varianta de profit este una dintre cele mai frecvente. Aceasta se referă la diferența dintre profiturile care au fost așteptate și profiturile care au fost câștigate efectiv, indiferent dacă acestea sunt mai mari sau mai mici decât cele prognozate.
Este obișnuit ca organizațiile mari să aibă bugete numeroase. Acestea pot fi, de exemplu, împărțite pe sector, ramură sau departament. Atunci când acesta este cazul, există posibilitatea să existe numeroase variații bugetare. Există numeroase moduri în care acest lucru poate fi gestionat.
Luați exemplul unei companii de îmbuteliere care are o divizie de nord și de sud. La sfârșitul anului, nordul poate avea o variație pozitivă de 1 milion de dolari SUA. Sud, totuși, are o variație negativă de 500,000 USD. Un mod în care acest lucru ar putea fi gestionat este prin a permite diviziei de nord să păstreze surplusul în plus față de suma pe care o va primi pentru noul buget anual. Dimpotrivă, diviziei de sud ar putea avea deficitul de 500,000 USD dedus din bugetul de anul nou.