O variație a costurilor este diferența dintre costurile reale și cele bugetate, pe care companiile le folosesc pentru a determina eficiența operațiunilor lor. Diferențele pot fi favorabile sau nefavorabile, deoarece compania folosește mai puțini sau mai mulți bani decât se aștepta. Măsurarea variației costurilor este comună în practicile contabile manageriale. Contabilii compară costurile de producție așteptate și efective pentru a determina unde există ineficiențe în sistemul de producție. Instrumentele comune pentru aceste măsurători sunt bugetele flexibile și costurile standard.
Un buget flexibil este primul pas al procesului de variație a costurilor. Companiile analizează adesea cheltuielile anului precedent pentru a determina suma medie cheltuită pentru anumite operațiuni comerciale. Compania listează capitalul anual necesar pentru acoperirea cheltuielilor pentru anul următor. Managerii trebuie să rămână în limitele acestor dolari atunci când își desfășoară operațiunile respective. Revizuirea bugetului poate fi un proces lunar sau anual, în funcție de procesele contabile și financiare ale companiei.
În fiecare lună, companiile pot revizui bugetul flexibil pentru a compara cheltuielile planificate cu cheltuielile reale. Contabilii notează unde a cheltuit compania mai mulți sau mai puțini bani. Un raport de variație a costurilor rezumă apoi toate diferențele pentru lună. Contabilii pot trimite raportul directorilor și le pot permite să revizuiască diferențele. Pentru a consolida și mai mult procesul de raportare, contabilii pot crea un raport pentru toate departamentele sau diviziile majore din afacere.
Costul standard este un instrument de variație a costurilor specific procesului de producție al unei companii. Contabilii revizuiesc costurile bugetate pentru cheltuielile generale de producție și creează o rată a cheltuielilor generale predeterminată. Această rată împarte costurile totale de producție bugetate la producția estimată pentru anul. Contabilii calculează apoi această cifră folosind aceeași formulă pentru fiecare lună în care produc produse. Rata generală de producție predeterminată reală este apoi comparată cu rata standard.
Diferențele în rata cheltuielilor generale de producție impun contabililor să clarifice registrul pentru orice diferențe. Contabilii pot înregistra mici diferențe între cele două rate în contul de cost al mărfurilor vândute al companiei. Diferențele mari trebuie să fie împotriva contului de inventar al unei companii. După această înregistrare, contabilii întocmesc un raport de variație a costurilor pentru a determina dacă diferențele au fost favorabile sau nefavorabile.
Diferențele nefavorabile într-un raport de variație a costurilor nu sunt întotdeauna rele. Este posibil ca o companie să fi cheltuit mai mulți bani pentru producerea de produse, de exemplu, din cauza creșterii cererii consumatorilor. S-ar putea să fi fost necesari mai mulți bani pentru achiziționarea de materiale și forță de muncă pentru a satisface această cerere. Analiza raportului de variație a costurilor față de alte rapoarte de afaceri ajută companiile să explice variațiile.