Un administrator de garanție lucrează pentru o unitate de vânzare cu amănuntul sau de distribuție și comunică cu producătorii despre piesele defecte sau reparațiile pentru un anumit produs, cum ar fi componentele electronice sau modulele. Acest lucrător scrie cereri de garanție, colectează și expediază piesele defecte și lucrează cu departamentul de contabilitate pentru a se asigura că toate cererile de piese și forță de muncă sunt plătite integral. De fapt, această poziție administrativă poate supraveghea un număr de alți lucrători în garanție dacă afacerea este relativ mare, cum ar fi un dealer de automobile.
Piesele noi care sunt defecte sunt în mod normal trimise înapoi producătorului pentru credit monetar, mai ales dacă lucrătorii sunt implicați pentru înlocuirea și ajustarea piesei. Fiecare producător inspectează piesele returnate și distribuie credit către unitatea care revendică lucrarea; piesele sunt de obicei creditate la cost și orele de muncă sunt plătite pe baza specificațiilor individuale ale producătorului. Administratorii de garanție trebuie să se asigure că fiecare reclamație este plătită pentru a menține nivelurile de inventar corect contabilizate și pentru ca procesul de reparație să fie profitabil și corect.
Inițial, administratorul garanției trebuie să pregătească un formular standardizat pentru a depune reclamația; formularul necesită în mod normal numărul piesei și descrierea, precum și toate informațiile referitoare la defecțiune și înlocuire. Administratorul trebuie să verifice dacă orele de muncă revendicate sunt corecte pentru înlocuirea piesei specifice. Mulți producători vor ignora o revendicare dacă orele de muncă pretinse sunt prea excesive pentru o anumită lucrare de reparație.
Piesele defectuoase trebuie returnate producătorului de către administratorul garanției. De obicei, piesele trebuie atașate la formularul de revendicare pentru procesare rapidă; piese pierdute sau reclamații pot necesita cercetare atât de către producător, cât și de administrator, ceea ce costă timp și bani. Administratorul de garanție ar trebui să trimită piesele și să revendice printr-o companie de transport cu urmărire, astfel încât să fie posibilă dovada livrării.
Finanțarea garanției poate dura câteva săptămâni înainte ca departamentul de contabilitate să vadă creditul monetar de la producător. Administratorul de garanție ar trebui să aibă o foaie de calcul sau alt proces de documentare pentru a confirma revendicările deschise. Ca urmare a documentației, lucrătorii pot discuta cu contabilitatea în cazul în care se păstrează sau s-au pierdut orice creanțe; orice problemă poate fi rezolvată în timp util pentru a asigura un proces de plată rapid.
Unitățile de reparații mai mari, în special în industria auto, au de obicei un administrator care supraveghează un număr de alți muncitori. Grupul în ansamblu va împărți sarcinile de garanție între fiecare angajat pentru a asigura plata rapidă. Administratorul principal poate pur și simplu să supravegheze lucrătorii și să răspundă la orice probleme neobișnuite care pot apărea.