Multe companii cer altor companii să furnizeze produse sau servicii care sunt esențiale pentru desfășurarea afacerii. De exemplu, o firmă de avocatură poate solicita serviciile unei companii de fotocopiere atunci când au volume mari de copiere. Un coordonator de contract ajută la găsirea companiei potrivite pentru a furniza un produs sau un serviciu. Ea poate, de asemenea, să negocieze un contract între două sau mai multe companii. În plus, un coordonator de contract se poate asigura că termenii contractului sunt respectați și că niciuna dintre părți nu a încălcat contractul.
Una dintre primele sarcini ale coordonatorului de contract poate fi să găsească o companie care să poată furniza bunurile sau serviciile necesare. De exemplu, coordonatorul unei firme de avocatură care caută o companie de fotocopiere poate discuta cu mai mulți reprezentanți ai diferitelor companii de copiere pentru a vedea dacă pot gestiona volume mari de copii și un timp de răspuns rapid. În acest moment, coordonatorul contractului poate începe, de asemenea, să discute despre prețuri.
Odată selectată o companie, coordonatorul contractului poate negocia contractul; ea poate, de asemenea, să stabilească termenii contractului, să sublinieze toate așteptările și să stabilească condițiile care ar determina încetarea contractului. În multe cazuri, contractul va fi revizuit de un avocat sau de o persoană de conducere înainte de a fi finalizat.
După ce contractul a fost semnat de ambele părți, coordonatorul contractului este de obicei responsabil pentru menținerea contractului. Ea poate verifica pentru a se asigura că serviciile sau produsul este de calitatea așteptată. Ea poate vedea, de asemenea, că termenii contractului sunt menținute. Dacă nu, ea poate decide să rezilieze contractul, mai ales dacă există termeni în contract care îi permit să facă acest lucru. De exemplu, dacă o firmă de avocatură este în mod constant preocupată de calitățile copiilor pe care le-a făcut compania de servicii de copiere contractată sau dacă termenele limită sunt frecvent ratate, coordonatorul contractului poate avea motive să rezilieze contractul.
De multe ori, coordonatorul de contract lucrează cu manageri dintr-o gamă largă de companii. Ea poate lucra cu managerii de la propria companie pentru a semna contractele pe care le-a încheiat, precum și cu managerii altor companii atunci când negociază termenii contractului. În total, trebuie să aibă bune abilități de comunicare și să poată analiza o mare varietate de contracte de afaceri.