Un analist de conturi de încasat este responsabil cu monitorizarea capacității unei companii de a încasa facturile restante. Analistul poate participa la activități de colectare, inclusiv la investigarea potențialelor erori de facturare. De obicei, se fac cercetări suplimentare cu privire la motivul pentru care plățile lipsesc, sunt scurte sau întârziate. Ca parte a procesului de conturi de încasat, un analist poate recomanda modificări ale limitei de credit a unui client și poate ajuta la reconcilierea istoricului plăților unui cont.
De obicei, analistul de creanțe va gestiona un grup de conturi de plăți pentru o companie. Atunci când vânzătorii achiziționează bunuri sau servicii pe credit, aceștia pot avea diferite condiții de plată care le permit să ia reduceri procentuale din total sau să ia timp pentru a plăti soldul în rate. O parte a sarcinii analistului este să se asigure că termenii de credit sunt respectați și că orice discrepanțe și neînțelegeri legate de termenii de credit sunt rezolvate cu promptitudine.
Asigurarea că o companie își încasează soldurile neplătite este o responsabilitate majoră pentru un analist de creanțe. O parte a acestei sarcini implică examinarea activității contului și contactarea clienților pentru a afla de ce plățile pot întârzia. În unele cazuri, poate fi necesar să se utilizeze tactici de colectare pentru a încuraja clienții să rezolve eventualele solduri restante. Unul dintre modalitățile în care acest lucru se realizează uneori este prin restricționarea accesului la credit.
Pe lângă rezolvarea oricăror erori de înregistrare, un analist de creanțe trebuie să monitorizeze periodic contul fiecărui client și activitatea de plată. Dacă un client este în mod constant delincvent, analistul poate avea nevoie să modifice condițiile de credit prin reducerea limitelor și creșterea taxelor de întârziere sau a cheltuielilor financiare. Este posibil ca privilegiile de credit ale unor clienți să trebuiască să fie reziliate temporar în timp ce disputele de plată și soldurile restante sunt rezolvate.
Rularea rapoartelor și păstrarea înregistrărilor sunt alte sarcini importante de care va fi responsabil de obicei un analist de creanțe. Deoarece contactul se realizează cu clienții cu privire la plățile restante, analistul va trebui de obicei să documenteze când a fost contactat clientul și ce tip de schimb a avut loc. De exemplu, un locatar al cărui cont este restante poate primi o scrisoare de avertisment cu o taxă de întârziere, urmată de o notificare de a plăti soldul restant sau de a preda proprietatea locatorului. De asemenea, este important ca orice schimb verbal, cum ar fi promisiunile de a trimite plata, să fie documentat.
O parte a procesului de documentare implică reconcilierea înregistrărilor contului. Reconcilierea contului implică înregistrarea plăților în raport cu facturile restante și asigurarea că soldurile sunt compensate. Procesul de reconciliere poate implica, de asemenea, verificarea lunară a tuturor taxelor și creditelor din contul unui client.