Un arhivar este un profesionist al informației similar cu curatorii și bibliotecarii. Arhiviștii identifică, colectează, organizează, înregistrează, descriu, păstrează și afișează materiale care au valoare istorică. Practic, principala datorie a unui arhivar este de a prezenta bucăți autentice și relevante de istorie într-un mod coeziv.
Arhiviștii cunosc perioada de timp și/sau subiectul colecției pe care îl arhivează. Ei cercetează și caută articole pentru a se asigura că identificarea tuturor materialelor de arhivă este clară. Un arhivar selectează articolele care se potrivesc cu colecția unei organizații. Arhiviștii trebuie să păstreze evidențe detaliate ale persoanelor, locurilor și datelor implicate în articolele alese pentru a arhiva. Aceste articole pot fi note scrise de mână, fotografii, filme sau multe alte materiale posibile.
Descrierile articolelor pe care le colectează pot fi plasate pe site-urile web ale companiei sau în alte locații publice sau pot fi folosite în muzee. Un arhivar scrie de obicei majoritatea acestor descrieri. El sau ea trebuie să înregistreze și să documenteze cu atenție toate detaliile fiecărui articol arhivat dintr-o colecție. Conservarea este o altă responsabilitate a arhiviștilor. Ei cunosc metode de depozitare atât a hârtiei plate, cât și a materialelor tridimensionale.
Un arhivar trebuie să afișeze articolele colectate într-o manieră logică, informativă. Unii arhivisti susțin că o colecție de articole de arhivă ar trebui să spună întotdeauna o poveste coerentă despre subiectul său și perioada de timp specifică. Arhiviștii trebuie să aibă grijă profesională în munca lor și să exercite etica, precum și o selecție cu cunoștințe în alegerea bunurilor de arhivă de calitate. Arhiviștii caută mereu să arhiveze articole utile și se străduiesc să aleagă cu atenție materialele istorice.
Există două tipuri principale de colecții arhivate: circulante și necirculante. Colecțiile care nu circulă pot fi arhivate în cadrul unei anumite companii sau organizații. Colecțiile istorice aflate în circulație sunt expuse publicului, dar sunt de obicei păstrate cu grijă, astfel încât să nu poată fi atinse direct. Arhiviștii nu își petrec tot timpul de lucru arhivând materiale, dar de obicei li se cere să participe în mod regulat la întâlniri și evenimente din industrie. Un arhivar gestionează adesea un personal pentru a-l ajuta să înregistreze și să păstreze documentele istorice.
Îndatoririle de arhivist pot fi comparate cu cele ale bibliotecarilor în sensul că ambele tipuri de profesioniști în informații pot colecta, păstra și afișa materiale pentru accesul public sau privat organizat. Atribuțiile arhiviștilor și ale curatorilor sunt, de asemenea, similare prin aceea că ambii tind să lucreze cu multe forme, dimensiuni și categorii diferite de materiale. Cu toate acestea, arhiviștii descriu materialele mult diferit decât bibliotecarii; de asemenea, lucrează de obicei cu formate audio-vizuale cu care curatorii de obicei nu le fac.