Un asistent de achiziții este o persoană care lucrează în departamentul de achiziții al unei afaceri sau al unei unități de vânzare cu amănuntul. Această persoană poate ajuta cumpărătorii seniori sau cumpărătorii în luarea deciziilor cu privire la achizițiile pe care să le facă, deși majoritatea oamenilor din această poziție lucrează mai mult pe partea administrativă și a introducerii datelor. Unele vor servi și ca punct de contact între departamentul de achiziții și producătorii sau întreprinderile de la care sunt achiziționate articolele. Este important ca oricine dorește să lucreze ca asistent de achiziții să aibă o mare atenție la detalii și capacitatea de a înțelege rapoarte complexe, comenzi de achiziție și facturi.
De obicei, nu există multe cerințe de educație specifice pentru a deveni asistent de achiziții. Majoritatea oamenilor vor avea cel puțin o educație liceală și, eventual, o diplomă de asociat sau de licență în afaceri sau contabilitate, deși majoritatea întreprinderilor nu necesită acest lucru și sunt dispuși să ofere formare la locul de muncă pentru această poziție de nivel de intrare. Oamenii care doresc în cele din urmă să lucreze ca cumpărător sau cumpărător vor începe adesea aici ca asistent de achiziții și vor încerca să-și urmeze drumul după câteva luni sau ani în funcție, în funcție de dimensiunea afacerii.
Munca administrativă și introducerea datelor sunt adesea cel mai mare aspect al jobului unui asistent de achiziții. Atunci când cumpărătorul senior ia decizii cu privire la ce să cumpere pentru companie și când, aceste informații pot fi apoi furnizate asistentului de achiziții care este responsabil cu întocmirea comenzii de cumpărare și, eventual, chiar cu plasarea acestuia. Din acest motiv, este necesară o atenție excelentă la detalii pentru a evita greșelile costisitoare. Săptămânal sau lunar, asistentul poate fi responsabil cu pregătirea rapoartelor detaliate de achiziție și să se asigure că facturile sunt pregătite și distribuite după cum este necesar.
De asemenea, este important ca un asistent de achiziții să poată oferi un serviciu bun pentru clienți, deoarece el sau ea ar putea fi cel care este contactat de producători sau contractori externi. Deși superiorii săi vor fi probabil cei care întocmesc contractele, asistentul ar putea fi cel care le trimite și se asigură că acestea sunt completate și semnate corespunzător, așa că este important să se dezvolte relații pozitive cu producătorii sau antreprenorii. În plus față de aceste sarcini obișnuite, un asistent de achiziții ar putea avea nevoie, de asemenea, să ofere asistență generalizată de birou, cum ar fi răspunsul la telefoane, dosarul și operarea diferitelor piese de tehnologie de birou, cum ar fi faxurile.