Un coordonator de înregistrări este o persoană care organizează și gestionează fie fișiere pe hârtie, fie fișiere electronice sau ambele. Aceste persoane sunt de obicei angajate de instituții guvernamentale, universități sau instituții medicale. Pentru a îndeplini această sarcină în mod eficient, un coordonator de evidențe trebuie să fie extrem de organizat și să păstreze confidențialitatea. Unele sarcini comune asociate cu această poziție includ depunerea de formulare, accesarea formularelor pentru persoane fizice, supravegherea subordonaților, obținerea datelor necesare pentru rapoarte și crearea de rapoarte.
Depunerea de rutină a formularelor este una dintre cele mai fundamentale responsabilități ale unui coordonator de înregistrări. De fiecare dată când un formular trebuie arhivat, depinde de el să îl clasifice și să îl plaseze în locul potrivit. Această îndatorire necesită ca un coordonator de evidențe să fie organizat și să aibă o cunoaștere aprofundată a înregistrărilor pe care le păstrează. În plus, va trebui să organizeze în mod constant înregistrările pentru a se asigura că toate formularele sunt în locația corectă. În unele cazuri, poate fi necesar să distrugă ocazional anumite înregistrări, cum ar fi documentele legale, după o perioadă de timp stabilită.
Accesarea înregistrărilor pentru persoane fizice este, de asemenea, o mare parte a acestui job. De exemplu, dacă lucrează într-o universitate, ar putea fi nevoie să găsească dosarele studenților pentru a culege informații. Dacă lucrează într-o instituție guvernamentală, ar putea avea nevoie să acceseze documente legale. Acest aspect al jobului necesită confidențialitate completă, așa că este vital ca un coordonator de înregistrări să nu împărtășească informații cu persoane neautorizate.
Supravegherea subordonaților este, de asemenea, comună. În departamentele mai mici, el poate supraveghea doar o mână de angajați. În cele mai mari, el poate avea un personal destul de mare care ajută la păstrarea înregistrărilor precise și organizate. Acest element al postului necesită o persoană cu abilități solide de conducere și capacitatea de a supraveghea un departament.
O altă parte a devenirii unui coordonator de înregistrări implică obținerea datelor necesare pentru rapoarte. De exemplu, dacă lucrează pentru o instituție guvernamentală, poate avea nevoie să găsească informații pentru a realiza un raport bugetar. Această practică presupune localizarea documentelor relevante și extragerea datelor necesare. Uneori, acumularea de date poate fi plictisitoare și consumatoare de timp dacă este implicat un volum mare de documente.
În plus, coordonatorul evidențelor trebuie să creeze și rapoarte după ce au fost găsite datele necesare. În cele mai multe cazuri, acest lucru îi cere să introducă date într-un computer. După aceea, va tipări diagrame sau grafice care explică tendințele datelor. Odată ce a obținut diagramele sau graficele, de obicei va împărtăși informațiile cu persoane relevante fie față în față, fie prin corespondență online.